Запрос документов у работодателя

Ответы на вопросы по теме: "Запрос документов у работодателя" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Работодатель не обязан выдавать работнику все документы, связанные с дисциплинарным взысканием

DragonImages / Depositphotos.com

К такому выводу пришли эксперты службы Правового консалтинга компании «Гарант», проанализировав нормы Трудового кодекса и судебную практику по вопросу обязательности предоставления работодателем по письменному запросу работника копий документов о применении к нему дисциплинарного взыскания. Речь, в частности, идет об относящихся к материалам служебного разбирательства документах – служебных записках, объяснительной записке работника и т. п.

Так, порядок выдачи документов, связанных с работой, и их копий регламентирован ст. 62 ТК РФ. В ней указывается на обязанность работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой. В числе последних указаны копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у работодателя и т. д. При этом подчеркивается, что копии документов, связанных с работой, должны быть надлежащим образом заверены. Плата за их предоставление с работника не взимается.

Зависит ли обязанность работодателя выдать копии документов от действительной нуждаемости работника в них и обязан ли работодатель разъяснять работнику запрошенные им документы? С правовыми позициями судов по данным вопросам ознакомьтесь в «Энциклопедии судебной практики» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Однако, поскольку в законодательстве не разъясняется само понятие документов, связанных с работой, а перечисляются лишь отдельные их примеры, то окончательное решение об обязанности работодателя выдать тот или иной документ, связанный с совершением работником дисциплинарного проступка, может принять только суд. В свою очередь, анализ судебной практики по такого рода делам свидетельствует о том, что суды не вменяют в обязанность работодателя выдачу работнику всех документов, которые, по мнению последнего, связаны с его работой. Большинство позиций судов сводится к тому, что материалы расследования дисциплинарного проступка (докладные, объяснительные, служебные записки, протоколы заседания дисциплинарной комиссии) не имеют признаков, позволяющих отнести их к документам, связанным с работой истца. Суды считают, что такие документы предназначены для служебного пользования, они не порождают правовых последствий и не подлежат обжалованию.

Запрос документов у работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Запрос документов у работодателя». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Справка составляется в произвольной форме. При этом указывать, что работник будет получать пособие в другой организации, не следует.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты.

Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников.

В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

Давайте разберемся, обязан ли работодатель выдать работнику копию трудового договора после прекращения трудовых отношений с работником?

И отказ его показывать — обоснованный повод для отказа кандидату в должности. Почему? Возможен ли прием на работу без военного билета?

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Секретарь Белова О.

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Это могут быть: коммерческий директор, заместитель директора, начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

Запрос документов бывшим работником

Обязан ли он выдавать копии локальных нормативных актов, штатного расписания? В какие сроки выдаются документы, связанные с работой? Что грозит работодателю, если он нарушит срок выдачи? Как заверить копии документов для работника? В каком случае лучше оформить выписку?

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Призыв — причина для «паузы» в трудовых отношениях нанимателя и сотрудника, это необходимо помнить обеим сторонам до подписания договора.

На наш взгляд, работодатель не обязан предоставлять работнику копии локальных нормативных актов целиком, а обязан предоставить только выписки из них в той части, которая затрагивает трудовые права и обязанности конкретного работника (если такая часть в документе вообще присутствует, а документ в принципе не носит общего характера для всех работников организации).

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

Локальные нормативные акты содержат нормы трудового права, которые распространяются на работников всей организации. Поэтому такие документы работодатель не обязан предоставлять работнику (см.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (перечисленных в ч. 1 статьи62 ТК РФ) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации.

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу?

N 225 «О трудовых книжках» установлено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за всё время задержки заработок.

[1]

Но временами бывает так, что нет возможности посещать занятия весь срок оплаченного абонемента. Граждане должны знать, что законом определена возможность возврата денежных средств за не используемые занятия.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Инспектор службы кадров Левченко Т.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

Читайте так же:  Заявление о краже, образец

Копии приказа о приеме на работу и переводе работодатель обязан предоставить работнику в силу прямого указания Трудового кодекса РФ. По вопросу о предоставлении работнику копий локальных нормативных актов существуют различные мнения.

Работодатель обязан предоставить работнику копию трудового договора, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении.

Такие документы, как характеристика или рекомендация (их копии), должны быть выданы работнику в том случае, если они были составлены ранее, например, при прохождении работником очередной аттестации. В ходе увольнения или после увольнения работодатель не обязан оформлять работнику характеристику/рекомендацию, в том числе по его заявлению или запросу правоохранительных органов.

[2]

Это основной документ гражданина, его требуют при приеме на любую должность — он содержит данные о человеке, месте его рождения, семейном статусе, по какому адресу он числится и прочие данные.

Если совместитель не получает, например, пособие по временной нетрудоспособности в вашей организации, то ему необходимо выдать справку о том, что ваша организация пособие за период временной нетрудоспособности (указать числа) не будет назначать и выплачивать.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

Во время судебного разбирательства у вас будет доказательство факта и времени запроса об оформлении справки.

Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд либо выполнять предложенные шаги.

Если после оформления прекращения трудового договора Вам не выданы документы, связанные с работой, либо возникла необходимость в получении указанных документов после увольнения, перейдите к шагу 2.

Существует мнение, что предоставлять копии документов следует только текущим сотрудникам, которые на момент запроса состоят с работодателем в трудовых отношениях (ст. 15, 20 Трудового кодекса РФ). Однако такая точка зрения представляется не вполне обоснованной.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице. В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации.

Статья ТКРФ 62. Выдача копий документов, связанных с работой

Комментарий к статье 62

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях; поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК).

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Статья 62 ТК устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Однако возникает вопрос, имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

В силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

Документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

Документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

Документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях.

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Комментарии к Трудовому кодексу Российской Федерации

Запрос документов у работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Запрос документов у работодателя». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Часть 1 ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М.

Как правильно заверить копии документов для работника?

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты.
Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.

В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

Читайте так же:  Необоснованная налоговая выгода

Давайте разберемся, обязан ли работодатель выдать работнику копию трудового договора после прекращения трудовых отношений с работником?
И отказ его показывать — обоснованный повод для отказа кандидату в должности. Почему? Возможен ли прием на работу без военного билета?

Особенности составления заявления о выдаче документов

Секретарь Белова О.

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа?

Это могут быть: коммерческий директор, заместитель директора, начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

Запрос документов бывшим работником

ЛНА содержит конфиденциальную информацию (в том числе, персональные данные других работников), разглашение которой запрещено.

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия.

Перечень предоставляемых документов

Призыв — причина для «паузы» в трудовых отношениях нанимателя и сотрудника, это необходимо помнить обеим сторонам до подписания договора.

Локальные нормативные акты содержат нормы трудового права, которые распространяются на работников всей организации. Поэтому такие документы работодатель не обязан предоставлять работнику (см.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (перечисленных в ч. 1 статьи62 ТК РФ) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации.

Также существует позиция, что на основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику также копии тех документов, которые, хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. К таким документам относятся и локальные нормативные акты.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (перечисленных в ч. 1 статьи62 ТК РФ) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации.

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Таким образом, у работника должен иметься на руках оригинал трудового договора, который работодатель обязан был выдать работнику еще при приеме на работу под роспись.

Меня зовут Александра. Мне 27 лет. Хочу устроиться по контракту, но в своём районе, т.к у меня ребёнок.

Всегда ли работодатель должен удовлетворять просьбу работников о выдаче копий документов? Обязан ли он выдавать копии локальных нормативных актов, штатного расписания? В какие сроки выдаются документы, связанные с работой? Что грозит работодателю, если он нарушит срок выдачи? Как заверить копии документов для работника? В каком случае лучше оформить выписку? Как это сделать?

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности.

Но временами бывает так, что нет возможности посещать занятия весь срок оплаченного абонемента. Граждане должны знать, что законом определена возможность возврата денежных средств за не используемые занятия.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Инспектор службы кадров Левченко Т.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

Копии приказа о приеме на работу и переводе работодатель обязан предоставить работнику в силу прямого указания Трудового кодекса РФ. По вопросу о предоставлении работнику копий локальных нормативных актов существуют различные мнения.

Существуют различные мнения по вопросу об обязанности работодателя в рамках ст. 62 ТК РФ предоставлять работнику копии локальных нормативных актов. Существует судебная практика, согласно которой работодатель, в силу норм ТК РФ, обязан только ознакомить работника с локальными нормативными актами.

При этом выдача работнику конкретного документа не является основанием для отказа в повторной выдаче ему указанного документа, при условии, что указанный документ был составлен или должен составляться непосредственно работодателем.

Это основной документ гражданина, его требуют при приеме на любую должность — он содержит данные о человеке, месте его рождения, семейном статусе, по какому адресу он числится и прочие данные.

Если совместитель не получает, например, пособие по временной нетрудоспособности в вашей организации, то ему необходимо выдать справку о том, что ваша организация пособие за период временной нетрудоспособности (указать числа) не будет назначать и выплачивать.

В вопросе предоставления работнику копии трудового договора суды занимают более единообразную позицию. Как указывают суды, трудовое законодательство не ограничивает работника в праве на обращение с заявлением о предоставлении копий тех документов, связанных с работой, которые предоставлялись ему до этого, в том числе при заключении трудового договора.

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Во время судебного разбирательства у вас будет доказательство факта и времени запроса об оформлении справки.
В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Видео (кликните для воспроизведения).

Именно такими отложенными во времени интересами бывших работников обусловлены сроки хранения документов, связанных с их работой. Например, в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, документы хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Уважаемая Алина, ответить на поставленный Вами вопрос однозначно не представляется возможным. Поскольку отсутствует полная информация о том, какой именно локальный акт и в связи с чем запрашивается. Поэтому в зависимости от конкретных обстоятельств бывшему сотруднику можно будет либо отказать в выдаче копии локального акта, либо работодателю все же придется предоставить ее.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

Топ участников

Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.
Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779‑X).

Читайте так же:  Отчет неверный

Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?

Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?

При устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно.

Перечень обязательных документов

При устройстве на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст. 65, ч. 2 ст. 331 ТК РФ; п. 3.1 ст. 52 Воздушного кодекса РФ; пп. «а» п. 1 ст. 3 Закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ; п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ; п. 83 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121; п. 53 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 24.10.2016 N 665; Письмо МВД России от 26.07.2018 N 1/8552, Минтруда России от 06.07.2018 N 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 06.07.2018 N АК-П13-062-14725):

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования либо документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа.

Обратите внимание!

С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен вводится документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Страховые свидетельства, выданные до 01.04.2019, сохраняют свое действие и обмену не подлежат (ч. 2 ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 6 ст. 1, ст. ст. 7, 9 Закона N 48-ФЗ);

4) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

6) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию, например, с педагогической деятельностью — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России;

7) справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа по должности специалиста авиационного персонала), — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России.

Перечень дополнительных документов для отдельных категорий работников

В отдельных случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора необходимо предъявить дополнительные документы, в частности (ч. 3, 4 ст. 63, ст. ст. 213, 283, 324 ТК РФ; п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ; Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н; Постановление Правительства РФ от 22.07.2013 N 613):

1) письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет;

2) разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно;

3) медицинское заключение при поступлении на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры (обследования) работников;

4) справку о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда;

5) медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — для лиц, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий;

6) разрешение на работу — для иностранных граждан, за исключением тех категорий иностранцев, которые вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без такого разрешения;

7) патент — для иностранных граждан, с которыми заключается трудовой договор на выполнение работ для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;

8) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных трудовым законодательством РФ. Вместе с тем гражданин может представить их по своей инициативе.

Перечень дополнительных документов, представляемых по инициативе работника

К документам, которые может дополнительно затребовать работодатель и которые гражданин может предоставить по собственной инициативе, относятся:

— свидетельство о присвоении ИНН. Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган налоговой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (Письмо МНС России от 27.02.2001 N БГ-6-12/[email protected]), поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится;

— свидетельства о рождении детей. Эти документы потребуются, если гражданин планирует получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей;

— справка о сумме заработка с места работы у другого работодателя для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

«Электронный журнал «Азбука права», актуально на 21.06.2019

Другие материалы журнала «Азбука права» ищите в системе КонсультантПлюс.

Наиболее популярные материалы «Азбуки права» доступны в мобильном приложении КонсультантПлюс: Студент.

Какие документы имеет право требовать работник у работодателя при увольнении по собственному желанию?

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

— трудовую книжку (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ);

— справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС России не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Форма справки и порядок ее выдачи утверждены приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н;

— документ, содержащий сведения о работнике, предусмотренные пп. 2 и 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 этого закона). Поскольку специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, следует использовать формы, предназначенные для представления тех же сведений в органы Пенсионного фонда РФ.

Эти документы выдаются работнику без его дополнительной просьбы об этом.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (часть вторая ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, согласно части четвертой ст. 84.1 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Какие именно документы считать связанными с работой, в ст. 84.1 ТК РФ не поясняется. Из смысла ст. 62 ТК РФ, являющейся общей нормой трудового законодательства, следует, что к таким документам относятся приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Данный перечень является открытым, в связи с чем работник вправе обратиться к работодателю с требованием о выдаче при увольнении любых копий документов (справок, выписок), содержащих информацию о его трудовой деятельности.

Читайте так же:  Ответственность за разглашение коммерческой тайны

В качестве примеров документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению, можно привести:

— справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected] (п. 3 ст. 230 НК РФ);

— справку о среднем заработке за последние три месяца, которая в соответствии с п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требуется гражданам для получения статуса безработного.

Оба документа по своей природе являются видами справки о заработной плате, упоминаемой в ст. 62 ТК РФ.

Отметим, что ст. 84.1, в отличие от ст. 62 ТК РФ, не отводит работодателю какого-либо специального срока для выдачи работнику документов, связанных с работой. По смыслу закона при увольнении все копии и справки, указанные работником в заявлении, выдаются ему вместе с трудовой книжкой.

Согласно части шестой ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пунктом 2 Порядка выдачи справки о сумме заработка предусмотрена аналогичная норма: при невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

Полагаем, такой порядок применим и ко всем прочим документам, обязанность по выдаче которых в день увольнения возникла у работодателя в силу прямого указания закона или на основании поданного работником заявления.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цезарева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

[3]

24 сентября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Выдаем копии документов, связанных с работой

«Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 12

Иногда работникам нужны документы об их работе в определенной организации или на конкретной должности. Как правило, люди обращаются к работодателю (настоящему или бывшему) с подобной просьбой. Обычно копии тех или иных документов требуются в случае оформления на работу по совместительству, необходимости подтверждения трудового стажа или получения различных денежных выплат. Произойти это может как во время работы, так и после увольнения. Копии каких документов работодатель обязан выдать работнику? Установлены ли какие-либо сроки для такой выдачи? Как правильно заверить копии кадровых документов? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.

Копии каких документов может потребовать работник?

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Если ранее КЗоТ предписывал выдавать работникам только трудовую книжку и справку о работе в конкретной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, то ТК РФ значительно расширил круг документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику. В частности, к документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Обратим внимание, что требование выдавать копии документов, связанных с работой, содержится не только в вышеупомянутой статье. Например, ст. 68 ТК РФ предусматривает дополнительную обязанность работодателя по выдаче копии приказа о приеме на работу. Причем если согласно ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть оформлено в письменном виде, то ст. 68 такого не устанавливает.

Статья 89 ТК РФ, определяющая права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гарантирует работникам право на свободный бесплатный доступ к их персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Обратите внимание! Требовать от работника указать в заявлении, для чего нужны копии документов, неправомерно.

Чтобы начать работу по подготовке и выдаче копий документов работнику, работодателю необходимо соответствующее заявление последнего. Трудовым законодательством не установлено особых требований к заявлению, поэтому оно составляется в произвольной форме. При этом работник должен указать наименования документов, копии которых ему необходимы.

Приведем пример такого заявления.

Директору ОАО «Каскад»

от водителя Д.А. Шульгина

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

  • приказа об увольнении с работы;
  • трудового договора.

Также прошу выдать мне справку о заработной плате и справку о периоде работы в ОАО «Каскад».

Отметим, что работодатель должен выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов в течение трех дней с момента подачи последним заявления. В случае нарушения данного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Подготавливаем и заверяем копии документов

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает, что копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. То есть важно не только изготовить, но и правильно заверить копию, причем это касается не только кадровых документов.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Обычно копия документа изготавливается на копировальном аппарате, но она может быть и распечатана на принтере. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Читайте так же:  Енвд налоговая ставка

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов других предприятий, учреждений и организаций, непосредственно от которых получить копии этих документов затруднительно или невозможно. Если документы были исполнены на бланках, их реквизиты воспроизводятся при изготовлении копий.

Отметим, что данным порядком предусмотрена возможность работодателя высылать по запросам других предприятий, учреждений и организаций копии имеющихся у него документов, если таковые необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Для правильного оформления заверительной надписи следует обратиться к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, личную подпись последнего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Например:

Поскольку ГОСТ носит рекомендательный характер, на практике вместо слова «Верно» иногда пишут «Копия верна». Это не является ошибкой.

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто какие документы и какой печатью может заверять. Уточним про печать. В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Работодатель самостоятельно решает, будет это печать организации, отдела кадров или иная. В любом случае проставление оттиска печати на копии документа необходимо, так как его отсутствие означает, что копия не заверена.

Работодатель — индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

Если выдается копия документа (например, приказа о приеме на работу), на ней должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Обратите внимание! Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

Работодатель может отказать в выдаче копий документов при наличии определенных условий:

  • если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
  • если документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;
  • если документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

Иногда работодатели не выдают копии документов своим бывшим работникам, мотивируя это отсутствием трудовых отношений. В качестве примера, подтверждающего неправомерность такой позиции работодателя, приведем решение Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 10.09.2010 по делу об истребовании документов.

П. обратился в суд с иском к ЗАО «К» об обязании выслать в его адрес истребуемые документы, перечисленные в заявлении, направленном ответчику факсом в декабре 2009 г. Представитель ЗАО «К» объяснил, что копии документов не могли быть выданы, так как соответствующее заявление ЗАО «К» получило уже после окончания трудовых отношений с П. Данный довод суд посчитал необоснованным, поскольку в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющемся работником на момент подачи заявления, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем. ЗАО «К» обязано было направить в адрес П. документы, указанные в заявлении, иск П. был удовлетворен.

Выписка из трудовой книжки и других документов

Расскажем об изготовлении копии трудовой книжки, поскольку именно за ней чаще всего обращаются работники (для представления в банк, изготовления загранпаспорта и пр.).

Во-первых, копируются все листы трудовой книжки, содержащие какие-либо записи. Затем на каждом листе копии необходимо сделать запись «Копия верна», указать дату, должность работника, удостоверяющего копию, и поставить печать организации. Если после копирования на одном листе поместилось два разворота трудовой книжки, соответственно, заверительная надпись проставляется два раза.

После этого на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи нужно сделать запись «Работает по настоящее время», указать должность работника, удостоверяющего копию, поставить его подпись и заверить ее печатью.

Но иногда работнику требуется не копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, а выписка из нее. В большинстве случаев кадровики не любят оформлять выписку, потому что копию сделать гораздо проще, а некоторые просто не знают, как ее оформить.

Иногда работники обращаются с просьбой о выдаче оригинала трудовой книжки, ссылаясь на ст. 62 ТК РФ. Может ли работодатель отказать в такой просьбе работнику? Да, может. Объясним нашу позицию. Статья 66 ТК РФ устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. О выдаче оригинала трудовой книжки говорится только в ст. 84.1 ТК РФ: работодатель должен выдать ее в день прекращения трудового договора. Иных случаев, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику, нормативные правовые акты не предусматривают.

В ст. 62 ТК РФ речь идет о копиях документов, связанных с работой, поэтому работодатель, основываясь на ней, может выдать только заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки. То есть работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника.

Заметим, что в ни в ТК РФ, ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», не содержится запрета на выдачу оригинала в течение трудовой деятельности. Если работодатель решил выдать оригинал трудовой книжки работнику, ему следует помнить, что ответственность за сохранность данного документа в любом случае несет должностное лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации.

Если работник обратился с просьбой о предоставлении копии штатного расписания, работодатель должен оформить выписку из него, в которой будут отражены только сведения о должности и соответствующих выплатах конкретного работника. Согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи не допускается указывать в выписке размеры окладов иных работников.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если за копиями обратился бывший работник, работодатель также обязан предоставить необходимые документы. Напомним, что на основании Приказа Росархива от 26.08.2010 N 63 утратил силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Но Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в соответствии с которым изменились сроки хранения некоторых документов, связанных с трудовыми отношениями. Например, теперь табели учета рабочего времени нужно хранить пять лет (ранее — год), а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.

Источники


  1. Сомов, В.П. Латинско-русский юридический словарь: моногр. / В.П. Сомов. — М.: ГИТИС, 2014. — 104 c.

  2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2016. — 352 c.

  3. Торгашев, Г.А. Методика преподавания юриспруденции в высшей школе / Г.А. Торгашев. — М.: ГОУ ВПО «Российская академия правосудия», 2014. — 463 c.
  4. Вышинский, А.Я. Марксистско-ленинское учение о суде и советская судебная система / А.Я. Вышинский. — М.: [не указано], 2015. — 177 c.
  5. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.
Запрос документов у работодателя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here