Входящая корреспонденция срок хранения

Ответы на вопросы по теме: "Входящая корреспонденция срок хранения" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике. Пример 4 Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью СвернутьПоказать Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр. Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

Формируем и храним дела с перепиской организации

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Форум по управлению персоналом

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ». В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».
Дела с корреспонденцией можно формировать: •по контрагентам, например: – Переписка с ООО «Мелодия»; – Переписка с АО «Ресурсы России»; •по тематике писем, например: – Претензии, переписка по вопросам оказания услуг. Можно и комбинировать эти два способа, например: •Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг; •Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Сроки хранения служебных писем

  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов. Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?» Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться.

Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения. На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить.

А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов. Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу.

Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов. Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1). Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год. ДЕЛА С ПЕРЕПИСКОЙ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года) Кто принимает решение о сохранении документов Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов.

Читайте так же:  Внесение изменений в документацию

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

сколько хранится входящая и исходящая корреспонденция

Автор Дима задал вопрос в разделе Юридическая консультация

сколько лет обязательно хранить секретарю входящую (исходящую) корреспонденцию на предприятии ?? и получил лучший ответ

Ответ от ЕвГений Косперский[гуру]
это государственная тайна хи-хи
существует специальный циркуляр по документообороту — в нем на каждый вид документации разные сроки хранения (входящая. исходящая и т. д. ) , каждый вид документации имеет свое название и свой код. Попробуйте все же погуглить — . Например, «сроки хранения документации кадры»

Сколько хранится входящая и исходящая корреспонденция

Не осталось в стороне и Министерство юстиции Республики Беларусь. Постановлением этого ведомства от В первую очередь рассмотрим Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от В результате если раньше значительная часть сроков хранения документов отсчитывалась от даты завершения комплексной налоговой проверки а их проведение в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей было редкостью , то теперь любую проверку, в которой затрагиваются вопросы соблюдения налогового законодательства, можно считать началом отсчета этих сроков. Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками.

Введите сообщение Делопроизводство Законодательство определяет, что общественные организации, равно и другие юридические лица, обязаны обеспечивать накопление, учет и сохранность архивных документов. Они должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Главная Сакратар. Ох уж эти входящие-исходящие. Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия. А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того — без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации.

Речь идет о номенклатуре дел. Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от К слову, п.

Согласно п. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Почему же так важно формировать эту переписку правильно? В свою очередь, сроки хранения документов устанавливает Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой.

Читайте так же:  Права учредителей в ооо

Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости. Если вы отвечаете за документооборот в небольшой организации, то вам будет достаточно обратить внимание на п. Ведутся они по форме, установленной Инструкцией приложения 8 и 9 соответственно. В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа. Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.

Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь — хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам. Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.

Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Впрочем, дело, конечно, ваше.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Спасибо Вам большое очень полезные материалы храняться на сайте. Светлана 19 10 Подскажите нужно ли прошивать и нумеровать входящие, исходящие журналы, по командировкам возник принципиальный вопрос чем это регламентировано. Спасибо admin 20 10 Добрый день! В соответствии со статьями г и з Перечня г. Татьяна 08 11 День добрый! Моя предшественница этого не делала. В приложении к инструкции по делопроизводству Вашей организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Надо придерживаться его. Обычно не регистрируются счета, платежные поручения.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля. Секретарь — секретарь руководителя.

Сроки хранения документов

Конкретным количеством лет. Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются: Корпоративные документы устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации которое состоит на балансе , учредительный договор и другие документы. Коллективные договоры Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц. Некоторые гражданско-правовые договоры по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие.

Приказ на списание входящей и исходящей корреспонденции. Что нового

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

Письмо о сотрудничестве образец письма Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале. Сроки хранения входящей и исходящей документации зависят от вида документа.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Главная Сакратар. Ох уж эти входящие-исходящие. Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия. А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того — без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел. Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от К слову, п. Согласно п. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Почему же так важно формировать эту переписку правильно?

Сколько лет хранится входящая и исходящая корреспонденция

Как определить срок хранения документов. Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма. Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора с учетом срока исковой давности. В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства. Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся. Письма и уведомления государственных органов ФНС России и т. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего года необходимо хранить документы, относящиеся к , и годам.

Читайте так же:  Госпошлина на прописку

Делопроизводство

Автор ответа: Носарева Наталия эксперт в сфере ДОУ и архивного дела Срок хранения копии документа зависит от срока хранения дела, в котором она хранится, и от содержания вопроса , изложенного в документе. Срок хранения копии документа не должен быть больше, чем срок хранения оригинала. В случае утери оригинала документа осуществляется хранение заверенной копии документа. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. Как правило, копии входящих документов раздаются в структурные подразделения организации для использования в работе или для информации.

Предыдущий урок: Согласование документов. Для сотрудника «Деловод» доступны две папки: «Входящие» и «Исходящие». Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке «Исходящие» наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: «Корреспондент» — тот, кто вам его отправил организация. Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля «Дата документа» и «Индекс документа». Важно: у всех обычных внутренних документов есть поля «Дата документа» и «Индекс документа». Это ваши поля, регистрационный номер и дата регистрации.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

Заголовки составляются из следующих элементов: В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие: Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация.Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года по 31 декабря. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Есть и другие преимущества журналов регистрации. По ним можно установить, верны ли реквизиты письма, когда оно было отправлено. Это поможет избежать недоразумений и разрешить сомнения в случае ошибки или задержки письма.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Управление делами канцелярия, общий отдел , Управление отдел кадро,.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!).

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Видео (кликните для воспроизведения).

Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Читайте так же:  Едв

В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр.

Оперативное хранение входящих документов. Оперативное хранение исходящих документов. Хранение электронной переписки. Хранение сопроводительных писем и приложений к ним. Дела с перепиской в номенклатуре дел.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Срок хранения входящие документы по отделу кадров

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.В статье рассмотрены вопросы: Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями. В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа.

Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Сроки хранения служебных писем

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале.

В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

[2]

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Срок хранения входящих и исходящих документов в организации

Хранение регистрации входящей документации

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва Написал 224 сообщения Репутация: 9 июня 2009, 12:38 по перечню журнал регистрации входящих документов должен храниться по-моему 3 года Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация Написал 395 сообщений Репутация: 9 июня 2009, 12:41 Мы регистрируем практически все входящие, даже бухгалтерские (за исключением рекламных проспектов. На всякий случай. мало ли что.

[1]

Срок хранения — год. Т.е. если архив за 2008г., весь 2009г.

журнал должен храниться храниться Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание).

Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д.

Читайте так же:  Развод как делить имущество

Вот несколько извлечений из указанного перечня: № статьи Вид документа Переписка Срок хранения Примечания

Новое в хранении документов

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов: 1. Общие положения. 2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа.

Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к. Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных

Срок хранения входящие документы по отделу кадров

В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д.

53 Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий 5 л.

ЭПК 62 Переписка по оперативным правовым вопросам 3 г.

83 Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ 5 л. Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом.

В статье 85 этого документа содержится пон ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок.

Документы в кадрах обязательные

Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.15.Штатное расписание (ф.Т-3)ст.57 ТК РФ5 летПри каждом изменении формируется новое штатное расписание.16.График отпусковст.123 ТК РФ1 годСоставляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.17.Трудовой договорст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ75 летЗаключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.18.Приказ о приеме на работуст.68 ТК РФ75 летИздается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.19.Трудовая книжкаст.66 ТК РФ50 летОформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.20.Личная карточка работника (ф.Т-2)Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г.

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

Внимание Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел.

Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!).

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов (Пример 2).

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ При определении сроков хранения нужно учитывать, что в Перечне 2010 указано примерно 250 видов переписки со сроками хранения от одного года до «постоянно», и еще примерно 200 – в Перечне 2007. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.

Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так: 1) составить перечень дел с перепиской организации, для которых нужно установить срок хранения; 2) определить, есть ли среди них те дела, сроки хранения которых должны устанавливаться по Перечню 2007, то есть документы по научно-технической и производственной деятельности; 3) воспользоваться предметными указателями к каждому из типовых перечней: внимательно прочитать разделы «Переписка» в каждом из них.

Отличный секретарь

Еще какое-то время занял поиск по папкам, еще какое-то – расположение писем в нужном порядке… В общем, срочно не получилось.

Документы в дела мы собираем не для того, чтобы поставить их на полку, а для удобства работы с ними. Хранить не равно выбросить: документ, находящийся в архиве, нужно уметь быстро найти в любой момент.

Хранить переписку по принципу «Запрос-ответ» рекомендуют и Основные правила работы архивов организаций, и (нормативный, кстати, документ).

Это удобно, хотя и требует кое-какой предварительной работы. В делах переписки, сформированных по правилу «запрос-ответ», ни нумерация писем, ни хронология не соблюдаются. Дело может выглядеть так: Исх.

№5 от 11.01.2016 Вх. №100 от 02.02.2016 Вх. №13 от 11.01.2016 Их. №29 от 13.01.2016 и так далее.

На первый взгляд, бардак. На второй – идеальный порядок: на исх.

Видео (кликните для воспроизведения).

№5 пришел ответ, зарегистрированный под вх.

Источники


  1. Дмитриева, Т.Б. Клиническая и судебная подростковая психиатрия / Т.Б. Дмитриева. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2017. — 981 c.

  2. ред. Кононенко, І.П. Законодавство про адміністративну відповідальність; Київ: Видавництво політичної літератури України, 2012. — 340 c.

  3. Щепина, Анастасия Петровна Римское право. Шпаргалка / Щепина Анастасия Петровна. — М.: РГ-Пресс, Оригинал-макет, 2016. — 757 c.
  4. Лебедева, С. Н. Международный коммерческий арбитраж. Комментарий законодательства / Под редакцией А.С. Комарова, С.Н. Лебедева, В.А. Мусина. — М.: Редакция журнала «Третейский суд», 2014. — 416 c.
  5. Договор мены. Официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2013. — 698 c.
Входящая корреспонденция срок хранения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here