Структура штатного расписания

Ответы на вопросы по теме: "Структура штатного расписания" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией

. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

После разработки устава предприятия, положения об организации, составляют и оформляют штатное расписание в полном соответствии с организационной структурой предприятия.

[2]

Организационная структура

— документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей.[5]

В организационной структуре отражаются все подразделения предприятия, порядок их подчиненности. Можно также отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно представляют в виде схемы. Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), пояснения и комментарии.

Штатное расписание: понятие, составление, образец оформления

Штатное расписание

– организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание определяет структуру, численность и должностной состав работников предприятия с указанием должностных окладов.

Здесь представлен образец оформления штатного расписания

на основе унифицированной формы штатного расписания (формы Т-3).

Составляется и утверждается штатное расписание ежегодно по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

До 1 января 2013 г. для составления штатного расписания всеми организациями независимо от формы собственности, применялась унифицированная форма штатного расписания — форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, в том числе и форма Т-3, не являются обязательными к применению (за некоторым исключением). [2] Тем не менее, многие организации продолжают использовать в своей работе именно эту форму штатного расписания.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц»

по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.[4]

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.[4]

В графах 6 — 8 «Надбавки»

показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).[4]

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении

в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).[4]

Разрабатывая собственную форму штатного расписания

, можно взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов, учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Другие статьи по данной теме:

  • назад:Устав, положение, регламент как основные организационно-правовые документы предприятия
  • далее:Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления
  • Образец оформления штатного расписания

Список использованных источников

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году

Однако на практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Согласно части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности также важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот будет точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2019? Ответ прост. Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Читайте так же:  Статья порча чужого имущества

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание. Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании. Официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму штатного расписания № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит пустой документ:

Как заполнять штатное расписание по форме № Т-3

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в (Трудовой кодекс Статья ТК РФ) говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание, его нужно утвердить соответствующим приказом по основной деятельности. Реквизиты приказа проставляются в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единици срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляются на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности. Приказ о штатном расписании (образец 2019), скачать который можно ниже по ссылке, может выглядеть следующим образом:

Читайте так же:  Предписание об устранении нарушений

Как вносить изменения в штатаное расписание

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Видео (кликните для воспроизведения).

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

Разработчиком проекта документа «Структура и штатная численность» является отдел кадров, визируется он заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается руководителем по персоналу, утверждается руководителем организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Штатное расписание — один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников и фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала организации, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

Этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме (см. Унифицированная форма Т-3 штатного расписания).

В таблицу включены:

  • • наименования структурных подразделений (графа 1);
  • • коды структурных подразделений (графа 2);
  • • наименование должностей (специальностей, профессий), разрядов, классов (категорий) квалификации (графа 3);
  • • количество штатных единиц (графа 4);
  • • размеры тарифной ставки (оклада) (графа 5);
  • • надбавки (графы 6, 7, 8);
  • • месячный фонд заработной платы (графа 9);
  • • примечание (графа 10).

Документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 354 ТК РФ) надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляет федеральная инспекция труда. Инспектор по труду вправе при проведении проверки в первую очередь изучить штатное расписание организации.

Графы 1, 2 «Наименование структурного подразделения», «Код структурного подразделения». Указание подразделений осуществляется на основе структуры организации, которая должна быть утверждена приказом руководителя. Она должна содержать в себе все подразделения организации, их подчиненность, а также показывать принадлежность к категориям персонала работающих в организации. В крупных организациях подразделениям целесообразно присваивать код. Например:

  • 1 — Управление: директор, зам. директора по эксплуатации, инспектор по кадрам, оператор персонального компьютера.
  • 2 — Служба эксплуатации: инженер по эксплуатации, диспетчер.
  • 3 — Бухгалтерия: главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер- кассир.
  • 4 — Гараж: зав. гаражом, контролер технического состояния машин.
  • 5 — Техническая служба: начальник, техник по учету автотранспорта, инженер по снабжению, кладовщик.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности, помещенные в третью графу штатного расписания, должны совпадать со стандартными наименованиями должностей в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденном постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367, и «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.2000 № 37. Это объясняется тем, что наименование должности вносится в трудовую книжку. При несовпадении наименования должности втрудовой книжке со стандартным наименованием льготные виды пенсий не назначаются.

Чтобы правильно определить наименование должности, необходимо пользоваться нормативным документом, разработанным Минтрудом России, — Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Кроме того, в этой графе предполагается указание разряда, класса квалификации.

Установление разряда по оплате труда — это определение уровня квалификации работника. Именно в уровне разряда заложена оценка характера труда, который он будет выполнять, его профессионализма, образования. Чтобы правильно определить разряд Единой тарифной сетки по вводимой в штатное расписание должности, необходимо пользоваться выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, в которых в зависимости от наименования должностей и характера сложности выполняемых работ установлены диапазоны разрядов по ЕТС.

Графа 4 «Количество штатных единиц». При заполнении графы 4 возможны несколько вариантов:

  • — полная штатная единица;
  • — неполная штатная единица с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)». В графе 5 указывается в рублевом исчислении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации на основании действующих коллективных договоров, трудовых договоров, соглашений и других локальных нормативных актов организации месячная заработная плата в следующих вариантах в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации:

  • • по тарифной ставке (окладу) согласно положению об оплате труда;
  • • проценту от выручки, доле или проценту от прибыли;
  • • коэффициенту трудового участия (КТУ);
  • • коэффициенту распределения прибыли.
Читайте так же:  Отзыв из отпуска тк рф

Графы 6, 7, 8 «Надбавки». В графах 6—8 отражаются обязательные выплаты, которые назначаются в соответствии с нормативными документами независимо от желания работодателя:

  • • надбавка за наличие вредных условий труда на рабочем месте;
  • • надбавка за работу с лицами, имеющими отклонения в развитии (инвалидами);
  • • увеличение заработной платы на величину районного коэффициента;
  • • надбавка за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • • надбавка за работу в ночное время;
  • • надбавка за особый режим труда;
  • • надбавка за тяжелые и опасные условия работы.

Надбавки и доплаты стимулирующего характера не отражаются в штатном расписании, поскольку выплачиваются за счет экономии по фонду оплаты труда. Экономия фонда оплаты труда может формироваться за счет экономии по больничным листам, за счет декретных отпусков и отпусков без сохранения содержания, за счет наличия вакантных единиц (ставок). Стимулирующие выплаты назначаются приказом по учреждению.

Графа 9 «Всего в месяц» показывает месячный фонд заработной платы с учетом доплат и надбавок. Значения этой графы получаются путем сложения двух составляющих и имеют следующий вид: С = А + Б, где С — сумма месячного фонда заработной платы;

А — размер должностного оклада, умноженный на количество штатных единиц;

Б — размер надбавки по каждой строке надбавок, умноженный на количество штатных единиц.

[3]

Регламент — это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

В регламенте закрепляются основные положения, касающиеся организации и порядка работы коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки, разбитые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В тексте регламента закреплены положения:

  • • статус коллегиального или совещательного органа;
  • • порядок планирования работы;
  • • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседаниях;
  • • внесение материалов на рассмотрение;
  • • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
  • • ведение протокола заседания;
  • • оформление решений;
  • • порядок доведения решений до исполнителей;
  • • материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации и должен включать следующие реквизиты: эмблема организации или товарный знак, наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Утверждает регламент руководитель организации или председатель коллегиального органа.

Как разработать штатное расписание

Что такое штатное расписание

Штатное расписание, или «штатка», — необходимый нормативный документ, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как его составлять, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации. Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект. В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

  • устав организации;
  • структура предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

Как разработать штатное расписание

Шаг 1. Заполняем шапку

Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как это значится в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, а также количество внесенных ставок. Указываем реквизиты приказа об утверждении штатного расписания, период и начало его действия.

Шаг 2. Заполняем графы штатного расписания

Все данные указываются без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельно структуры нет, то столбцы заполняются в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений также должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваиваются в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.

Если выполнение работ сопряжено с предоставлением компенсаций, льгот или наличием противопоказаний, то наименования должностей, специальностей, профессий и требований к квалификации сотрудников должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это важно соблюдать, составляя новое штатное расписание МЧС на 2019 год и организаций похожего толка.

Важно помнить, что соответствие наименований профессий и должностей, содержащихся в штатном расписании и вписанных в трудовую книжку работника, спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей могут давать право на льготное и досрочное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).

Несоблюдение этих требований трудового законодательства влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Количество ставок

При заполнении штатного расписания указывают количество ставок — штатных единиц, в том числе неполных. Составляя штатное расписание на 2019 год, оформляем по всем правилам 0,5 ставки. В трудовом договоре с сотрудником, принятым на 0,5 ставки, и в приказе о приеме указывается полный оклад, прописываются условия о неполном рабочем времени и условия оплаты пропорционально отработанному времени.

Читайте так же:  Нко как открыть

Можно заранее предусмотреть ставки, которые комплектуются не сразу, но будут необходимы к концу отчетного периода при расширении штата. Этот вариант подходит, например, при планировании, как рассчитать количество ставок в штатном расписании ДОУ, когда будущая наполняемость детских групп еще не известна. В этом случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ» (пункт 3 статьи 25 закона).

Штатный и внештатный работник

Трудовое законодательство не содержит понятия «внештатный сотрудник». Отношения с внештатными работниками регулируются в договорах гражданско-правового характера, в которых обозначен конкретный вид поручаемой им работы, а не должность. Тогда как штатное расписание содержит наименование профессий и должностей, но не вид работ. Если у работодателя возникает необходимость временно принять человека на должность, не предусмотренную в штате, например, для передачи опыта уходящего сотрудника, можно оформлять договор на выполнение конкретной работы, услуги либо оформлять его в штат на какую-нибудь свободную должность.

Шаг 3. Оплата труда и прочие выплаты

Система оплаты труда, необходимая для заполнения штатного расписания, утверждается в каждой организации. В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается штатный оклад в рублях (оклад, часовая тарифная ставка). Компенсационные выплаты, доплаты и надбавки необходимо устанавливать и указывать отдельно. Если штатный работник имеет сдельную оплату труда и размер месячной выплаты заранее не определить, в графу вносится фраза «Сдельная оплата труда». Обращаем внимание на размер окладов, тарифных ставок по одинаковым наименованиям и квалификациям профессий и должностей. Не может быть в одном отделе несколько специалистов одной квалификации с разными окладами, поскольку это нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 132 ТК РФ). При этом надбавки, доплаты и другие выплаты могут быть разными, в зависимости от квалификации работника, объема, сложности работ, а также от условий труда.

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами, с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «секретно» и др. Если доплаты не имеют постоянного размера, об этом должно быть указано, например, в виде ссылки на нормативный акт.

Штатное расписание не может включать премии, т. к. они могут меняться и рассчитываются от трудового вклада работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в Положении о премировании работников.

Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании (образец 2019 года)

Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия документ подписывает ответственный за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.

Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляются в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставится. Хранится «штатка» все время в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Образец приказа о штатном расписании 2019 г.

Все изменения в штатном расписании оформляются отдельными приказами. Ниже представлены несколько примеров таких документов.

Образец штатного расписания на 2019 год

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

[1]

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.
Читайте так же:  Склад алкогольной продукции

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

  • Устав;
  • структура предприятия (при ее наличии);
  • учетная политика;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Видео (кликните для воспроизведения).

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Источники


  1. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.

  2. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.

  3. Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2011. — 128 c.
  4. Тимофеева А. А. История государства и права России; Флинта, МПСИ — Москва, 2009. — 152 c.
  5. Воробьева, Ольга Составление договора. Техника и приемы / Ольга Воробьева. — М.: Юрайт, 2015. — 192 c.
Структура штатного расписания
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here