Потеряна трудовая книжка

Ответы на вопросы по теме: "Потеряна трудовая книжка" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Утеряна трудовая книжка: что делать, как восстановить

Потеря трудовой книжки – крайне неприятное обстоятельство. Что делать, если работник потерял трудовую книжку, как её восстановить? Эти вопросы волнуют тех, кто оказался без трудовой книжки. В любом случае оформление дубликата трудовой книжки или выдачу новой должен делать работодатель. О том, что и как надо делать в случае утери трудовой книжки, вы узнаете из нашей статьи.

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

К сожалению, такое случается. Работодатели иногда теряют трудовые книжки работников. Что делать в такой ситуации? Это зависит от того, при каких обстоятельствах произошла утеря или утрата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Если трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (случайно уничтожена, потеряна при переезде и т.п.), то работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В дубликат трудовой книжки работодатель должен внести:

  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Нет особых сложностей с выдачей дубликата, если сотрудник до поступления к работодателю, который потерял его трудовую книжку, нигде не работал. Работодатель просто заполняет новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и записывает себя как единственного работодателя.

Но как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к этому работодателю работал в других местах?

При наличии у работника документов, подтверждающих факт своей трудовой деятельности в других организациях, записи в дубликате делаются на основании этих документов. Если же у работника таких документов не окажется, то работодатель обязан ему помочь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Массовая утрата трудовых книжек: что делать

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, стихийного бедствия и т.п.) происходит массовая утрата трудовых книжек работников. В таких случаях дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которая создается органами власти субъектов РФ. Эта комиссия устанавливает факты и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя по имеющимся у работодателя и работников документам (по приказам о приеме на работу, по трудовым договорам, по копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при отсутствии документов — на основании показаний двух и более свидетелей. Комиссия также помогает получить документы о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику придется обращаться в суд.

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Поэтому работникам нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.

В связи с этим рекомендуется получать у каждого работодателя копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив.

[2]

Потерял трудовую книжку. Что делать при утере?

Бывает так, что сами работники теряют свои трудовые книжки. Что делать, если это произошло? Это зависит от того, когда потеряна трудовая книжка.

Потеря трудовой книжки в период работы

Работник может потерять трудовую книжку в период работы, но когда она находилась у него на руках. А это может быть в случае, если работодатель выдал работнику трудовую книжку на руки для целей, например, назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР.

Если в этот период работник потерял трудовую книжку, то для оформления ее дубликата он должен обратиться к работодателю, у которого трудится, с заявлением и просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки.

Работодатель должен выдать работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Потеря трудовой книжки после увольнения

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы).

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, еще не устроившись на новую работу, то он должен обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Оформление дубликата трудовой книжки работодателем производится в том же порядке, что и для случая потери трудовой книжки работником в период работы.

Если работник, поступающий на работу, не стал восстанавливать утерянную им трудовую книжку, то работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Читайте так же:  Перевыставление транспортных расходов покупателю

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

[3]

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Как восстановить трудовую книжку работника

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Читайте так же:  Задаток и аванс

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2019 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Работодатель потерял трудовые книжки сотрудников. Кто должен собирать сведения с их старых мест работы для выдачи дубликатов?

Видео (кликните для воспроизведения).

Нормативно порядок сбора сведений с предыдущих мест работ не установлен. В п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек 1 , указано, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а тот должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. А в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек 2 установлено, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

О том, что книжка потеряна по вине работодателя, в этих актах не сказано ни слова, поэтому обычно именно работнику приходится собирать сведения о предыдущих местах работы в случае утери трудовой книжки. Вместе с тем запрета на сбор этих сведений работодателем нормативными актами так же не установлено. Как поясняет Роструд в ответе на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф: запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа сотрудника может не только он, но и работодатель, а в частности, сотрудник отдела кадров 3 .

Читайте так же:  Доверенность в полицию

Негодование ваших работников понятно: почему они должны писать заявления на выдачу дубликатов и собирать документы, подтверждающие стаж, если в утере трудовых книжек виноват работодатель? Интересно, что в ответах на вопросы на сайте онлайнинспекция.рф представители Роструда не единодушны в своей позиции. В части консультаций они соглашаются 4 , что если в утрате виновен работодатель, то «он должен самостоятельно оформить дубликат за свой счет. Работник лишь должен помочь, по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы для ускорения процесса оформления дубликата». Аргументируют они ссылками на п. 31, 32 Правил ведения трудовых книжек, устанавливающих порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки. В других ответах 5 чиновники делают отписку, фактически накладывая на работника обязанность собирать документы, но напоминают, что работодатель должен оказать содействие в их получении.

Работник в подобной ситуации действительно может отказаться сам собирать документы, подтверждающие его стаж и оставить все на откуп работодателя, но здесь есть два момента, которые необходимо учитывать и при необходимости разъяснить расстроенному сотруднику:

1) в оформлении дубликата трудовой книжки и восстановлении всей информации о периодах своей работы заинтересован именно работник. Он знает (или должен знать) о том, где трудился и как долго, какие должности занимал. Работодатель же к этому вопросу подойдет формально, сделав необходимые запросы, и когда срок выдачи дубликата выйдет, оформит его с той информацией, которая у него будет. Ведь согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если собранные документы не будут содержать полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат работодатель вносит только имеющиеся в них сведения. А значит, ради восстановления утраченной книжки работнику можно и побегать по бывшим работодателям. Будет значительно быстрее и, как показывает практика, значительно эффективнее;

2) при запросе персональной информации о работнике у прежних работодателей (а сведения о работе относятся именно к ней) необходимо получить на это у сотрудника разрешение в письменном виде. Обратите внимание: в согласии на получение персональных данных от третьих лиц нужно обязательно написать цель такого запроса и во избежание рисков желательно перечислить организации, куда вы планируете сделать запросы (см. Пример 3). Если же работник ходит по бывшим работодателям самостоятельно, уведомлять и запрашивать согласие сотрудника не нужно.

В любом случае не рекомендуем конфликтовать с работником, ведь это может вылиться в жалобу в государственную трудовую инспекцию, что грозит внеплановой проверкой и немаленькими штрафами. Обсудите достоинства и недостатки обоих вариантов (когда работник самостоятельно собирает доказательства и когда это делает работодатель). Возможно, часть сведений сотрудник соберет сам, а часть (например, если прежний работодатель находится в другом регионе) – работодатель. И в такой совместной работе вы не только сохраните добрые отношения с обиженным работником, но и с большей долей вероятности восстановите все данные из утерянной трудовой книжки. Кстати, эти же советы справедливы и в случае, если книжку потерял работник. Все-таки еще осталось немало работников, для которых трудовая книжка – единственное доказательство трудового стажа при назначении пенсии за большинство периодов. А вы знаете, насколько наболевшим этот вопрос является, особенно сейчас.

Таким образом, при утере трудовой книжки для выдачи ее дубликата документы, подтверждающие стаж, может собирать как работник, так и работодатель. Причем если это будет делать работодатель, то это увеличит документооборот в компании и время сбора необходимой информации. А мы помним, что Правила ведения и хранения трудовых книжек отводят всего 15 дней после написания заявления на выдачу дубликата.

Действия работодателя зависят от трудового стажа работника до утраты книжки. Здесь возможны две ситуации: легкая (если работник нигде не трудился или трудился неоформленным) и сложная (если у него были предыдущие места работы). В первом случае вы просто оформляете дубликат трудовой книжки на основании своих собственных документов. В частности, приказа о приеме на работу. Если работник переводился или компания переименовывалась с момента приема на работу этого сотрудника, то вносите данные из приказов о переводе и переименовании организации и пр. Во втором – придется собирать сведения у прежних работодателей. Причем трудность заключается в том, что компания, в которой трудился сотрудник, могла уже прекратить свое существование. И тогда необходимо искать правопреемника или обращаться в архив (Схема 1).

Где искать документы по прежним периодам работника в случае утери его трудовой книжки

Посмотрим на алгоритм действий работодателя, когда работник отказывается собирать документы или не может это сделать самостоятельно.

Действия работодателя будут такими, как показано на Схеме 2 на стр. 90.

Несмотря на то что трудовую книжку потерял работодатель, а не работник, попросите его написать заявление на выдачу дубликата (п. 31 ​Правил ведения трудовых книжек). Дело в том, что это заявление будет основанием для оформления дубликата. Формы заявления не установлено. Обратите внимание, работник может в нем написать, что книжка утеряна была работодателем (Пример 1). Запретить ему это сделать вы не можете.

[1]

Алгоритм действий работодателя при утрате трудовой книжки

Порядок действий, для восстановления трудовой книжки в 2019 году

В данном документе содержатся все сведения о трудовой деятельности человека за его рабочие годы. Здесь можно увидеть не только общий стаж сотрудника, но и его карьерный рост, причины увольнения с прошлых мест. В случае утраты такой книжки можно завести новую или восстановить ее, получив дубликат. Мой муж недавно потерял свою трудовую, когда проходил одно из собеседований для трудоустройства. Поэтому ему пришлось восстанавливать ее, чтобы подтвердить свой опыт работы в руководящей должности. И в этой статье я расскажу вам, что делать в такой ситуации.

Законодательство

Трудовое законодательство устанавливает определенный порядок трудоустройства человека. В качестве обязательных документов соискатель обязан предоставить трудовую книжку. Именно в ней будет произведена запись о его приеме на работу, а также о дальнейших действиях сотрудника. На протяжении всего времени, пока человек является сотрудником определенной организации, его книжка хранится у работодателя.

Выдача книжки осуществляется в последний рабочий день, когда человек увольняется. В случае необходимости предъявления этой книжки в другие государственные или частные организации работодатель должен предоставить выписку или заверенную копию документа. Оригинал книжки может быть выдан сотруднику только в случае необходимости предъявления ее в Соцстрах. В остальных случаях книжка выдаче не подлежит.

Также Трудовое законодательство регламентирует порядок получения новой книжки и восстановления старой. Установлены основные причины утраты документа:

  • потеря его самим владельцем;
  • потеря работодателем;
  • кража документа;
  • порча книжки;
  • массовая утрата документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

В любом из перечисленных случаев необходимо действовать для получения книжки. Так как это юридический документ и без него невозможно официально трудоустроиться.

Способы восстановления

Во всех этих случаях владелец книжки имеет 2 варианта:

  1. Приобрести новую книжку. Если у вас было всего несколько записей в предыдущей книжке, и они не являются значимыми для вашей карьеры и дальнейшего трудоустройства, можно не восстанавливать книжку, а просто купить новую. В этом случае ваш работодатель начнет заполнять ее с того момента, когда она была предоставлена. Все предыдущие записи включить в нее уже не получится. При этом общий трудовой стаж у вас фиксируется в ПФР, поэтому не надо переживать, что те годы, которые отсутствуют в книжке, не будут учтены.
  2. Восстановить дубликат. В этом случае вам также потребуется приобрести новую книжку. Однако для восстановления всех записей в ней надо запросить их документальное подтверждение.
Читайте так же:  Максимальный размер удержания по исполнительным листам

Приобрести книжку можно свободно в любом отделе, где продаются канцелярские товары. Средняя цена на данный документ составляет 170 рублей. При покупке обращайте внимание на то, чтобы на ней была голографическая эмблема. Она является защитой документа от подделок.

Более подробно узнать об этом вы сможете из данного видео.

Получение дубликата

Если вам важны те сведения, которые были записаны в вашей книжке, необходимо получать ее дубликат. На нем обязательно будет сделана запись, что это не подлинник, а вторично выданный документ.

Существует несколько способов, как можно получить документальное подтверждение вашей профессиональной деятельности:

Вы можете воспользоваться любым из этих способов, в зависимости от того, какой давности содержались у вас записи в утерянной книжке.

Пошаговая инструкция

Если вы потеряли книжку необходимо действовать в следующей последовательности:

  1. Выясните, есть ли для вас важность в утерянных записях. Возможно, что сейчас вы устроитесь на такую должность, для которой не будет иметь значение ваш прошлый профессиональный опыт.
  2. Если есть необходимость в восстановлении данных, обратитесь к предыдущему работодателю. Это наиболее быстрый способ восстановление книжки. Но им можно воспользоваться, если вам потребуется запись с этого места работы. В случаях, когда вам нужны записи с других мест работы, вам потребуется собрать дополнительные документы.
  3. Оформляем запрос в ПФР. Это можно сделать через МФЦ или напрямую в Фонд. Вам выдадут выписку о ваших местах работы и сроках трудоустройства за все время, которое отражается в электронной базе учета. На основании этой выписки ваш предыдущий работодатель включит эти записи в книжку. Либо вы можете попросить вписать эти данные сотрудника ПФР или МФЦ.
  4. Если вам необходимы старые данные, которых нет в электронной базе ПФР, вам придется обращаться с запросом в архив. Эта услуга будет платной, и ответ вы получите в течение месяца. На основе полученных сведений работодатель сможет внести необходимые вам записи.

Помните, что когда книжка находится у вас на руках, вы несете полную ответственность за данный юридический документ. Также за нее несет ответственность и работодатель, когда она хранится у него.

Ответственность работодателя

Если будет установлено, что книжка утеряна по вине организации, за это предусмотрена административная ответственность. Трудовое законодательство разрешает выдавать оригинал документа сотруднику только в строго определенных случаях, и если это обстоятельство будет нарушено, на компанию может быть наложен штраф в пределах 30-50 тысяч рублей.

Помимо этого наказание будет предусмотрено и для должностного лица, обязанного отвечать за данный документ. Размер штрафа для него составит 1-5 тысяч рублей. Исключением могут стать форс-мажорные обстоятельства, в ходе которых могли быть уничтожены эти документы. К ним могут относиться пожары, стихийные бедствия и прочие подобные обстоятельства.

Рекомендации

Чтобы легче было восстанавливать утерянный трудовой документ, я рекомендую следующее:

  1. Просите сделать заверенную копию книжки вашего работодателя после каждого внесения в нее новой информации. Такая мера предосторожности позволит вам контролировать, насколько правильно ваш работодатель ведет заполнение вашей книжки. Помимо этого вы всегда будете иметь действующее подтверждение всех записей, внесенных в нее.
  2. Храните дополнительные документы, подтверждающие ваше трудоустройство. К ним относятся контракты, подписанные вами с ваши работодателями, а также иные бумаги, свидетельствующие о вашем переводе, награждении и прочих значительных моментах, о которых делаются записи в книжку.

В настоящее время разрабатывается законопроект, на основании которого будет осуществлен переход от бумажного варианта книжки к электронному. Для этого будет создана единая электронная база, в которой будут содержаться все сведения о гражданах. Туда же будут делать записи всеми работодателями. Введение таких книжек упростит обмен информацией между государственными органами, а также сократит риск потери информации о трудовой деятельности человека.

Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Трудовой Кодекс РФ обязывает организации при приёме на работу требовать от кандидата документ, подтверждающий его стаж. То есть, важность трудовой книжки очевидна. Как бы это ни было, бывают случаи, при которых наниматель теряет книжку сотрудника. Как быть в таком случае? Какие предпринимать действия? А как быть, если человек сам потерял свой документ? Любой наёмный рабочий может столкнуться с такой проблемой — потеря документа, который отражает стаж. Книжка может пострадать из-за самого владельца: обгореть, испачкаться, порваться.

Получение дубликата: с чего начинать

Потеря такого важного документа влечёт за собой серьёзные последствия. Ведь каким-то образом документ нужно восставить и заполнить корректной информацией. Что делать, если трудовую книжку потерял?

Если организация не может предоставить книжку в связи с её утерей, она не спешит предпринимать какие-либо действия. Чтобы вернуть документ, наёмный рабочий сам должен заниматься вопросами оформления.

Первым делом, сотруднику следует написать заявление, в котором говорится о сути проблемы. Руководствоваться нужно законом – пунктом 31 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ (№ 225 от 16.04.2003).

А также стоит руководствоваться нормативно-правовыми актами:

  1. Трудовое законодательство во главе с Трудовым кодексом РФ.
  2. Ведомственные инструкции и руководящие документы, в частности, Инструкция по заполнению документа (№ 69 от 10.10.2003).

Если трудовое законодательство регламентирует общие права и обязанности сторон служебного контракта в случае утери трудовой книжки, то ведомственные инструкции детально раскрывают этот вопрос применительно к правилам, сложившимся в данной конкретной организации или компании.

Первые шаги в оформлении дубликата

Процесс восстановления книжки при утере может причинить серьёзные неудобства.

Ведь в неё отражаются самые важные данные за длительный период:

  • стаж работы (общий);
  • стаж работы в настоящей компании (в которой был утерян документ).

И эти данные нужно получить снова. Виновный работодатель не станет заниматься восполнением потерянных данных. Поэтому вся тяжесть этого бремени кладётся на плечи самого пострадавшего. Сложность состоит не только в том, чтобы запросить организации разных форм собственности, адреса и контакты которых уже утеряны. Хуже всего тогда, когда среди них есть компании, которые уже прекратили свою деятельность.

Но не стоит думать, что виновный работодатель останется без дела. Он всё равно должен помогать сотруднику в заведении документов. Об этом говорит пункт 7 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда РФ (от 10.10.2003 №69).

Помимо того, что работодатель должен помочь, он несёт ответственность за утерю такого важного документа. Она выражена в виде строгих санкций, штрафов.

Чтобы найти информацию о предыдущем стаже работы, необходимо обратиться к следующим организациям:

  1. Госархив.
  2. Пенсионный фонд.
  3. Предыдущие компании, в которых работал сотрудник (для подтверждения стажа).
  4. Иные организации.

Обычно этим занимается сам сотрудник. Но если произошла массовая утеря трудовых книжек, всеми вопросами изготовления копии занимается сам работодатель, согласно пункту 34 Правил. В таком случае собирается комиссия, которая занимается этим проблемным вопросом.

Как быть при утере книжки и одновременной ликвидации предприятия

Подтвердить стаж в ликвидированной организации, или в нескольких, очень сложно. Потребуется обратиться в Госархив или Пенсионный фонд. Ещё можно решить вопрос через суд. Но для суда нужны доказательства.

  • показания свидетелей — бывших сослуживцев, руководящих работников такого предприятия;
  • оставшиеся на руках расчётные листки с указанием должности, места работы и зарплаты;
  • ответы на запросы из архивных фондов.
Читайте так же:  Что проверяет контрольно счетная палата

Нужно будет отправить запрос в государственный архив на сведения о ранее действующих организациях. Если там отказали и не дали нужные данные, следует подавать судебный иск, в котором обратиться к суду с ходатайством об истребовании необходимых документов на том основании, что самостоятельно это сделать невозможно.

Ответственность работодателя в связи с потерей книжки

В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.

При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

статус размер штрафа
юрлица от 30 тыс. до 50 тыс. рублей
ИП от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:

статус ответственность
юридические лица от 50 тыс. до 70 тыс. рублей
Индивидуальные предприниматели от 10 тыс. до 20 тыс. рублей
директор организации от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.

Как работодатели пытаются избежать наказания за потерю трудовой книжки

Работодатели пытаются различными путями избежать ответственности за потерю книжки, чтобы не платить штрафы и не судиться.

Они предпочитают придумывать отговорки:

  1. Обвинение работы почты. Работодатели утверждают, что уже отправили трудовую книжку заказным письмом. Даже документы, подтверждающие это, предоставляют. Чтобы не столкнуться с этой ситуацией, необходимо отказаться от согласия передачи такого важного документа этим ненадёжным способом. Если есть сомнения в достоверности предоставленной информации об отправленном документе, следует запросить данные трек-номера, чтобы самостоятельно отследить ход отправки. Если на эту просьбу поступает отказ, нужно немедленно обращаться в суд.
  2. Обвинение самого работника в утере документа. Тогда они утверждают, что передали документ, но сотрудник не расписался в его получении. Эта ситуация однозначно решается через суд. Будут запрошены свидетели, и если их уличат во лжи, они понесут уголовную ответственность.
  3. Документальная путаница.

Компания может обосновать невозможность отправки трудовой книжки путаницей. Но это объяснение не может быть уважительной причиной. Работник, допустивший халатность, должен быть обнаружен и привлечён к ответу. А сама компания обязана выслать документ по запросу или выдать на руки. Сам работник вправе даже в этой разрешившейся ситуации обжаловать действия компании, запросы в иске компенсацию причинённого ими морального вреда (связанного с переживаниями по поводу случившегося, невозможностью устроиться на работу, получать пенсию и так далее).

Восстановление документа после увольнения

Процедура восстановления книжки после увольнения проводится стандартно. В законодательстве нет никаких заметок по поводу срока обращения в соответствующие организации. Значит, нет никаких ограничений.

Это преимущество для граждан, ведь потеря может вскрыться, спустя длительное время. Не стоит забывать, что даже бывший наниматель обязан помогать своему сотруднику в восстановлении утраченных сведений.

Как правильно заполнить заявление

Для получения новой трудовой книжки, нужно сначала разобраться со старой. Заявление составляется от имени рабочего на имя нанимателя или компании. В нём должна отражаться информация о том, по какой причине был утрачен документ и просьба о выдаче дубликата.

Обстоятельства дела следует описать максимально чётко и последовательно, чтобы не возникало двусмысленного толкования.

Текст следует написать грамотно, без каких-либо исправлений и зачёркиваний. Необходимо указать дату составления и поставить подпись. При этом неважно — заявление составлено от руки или напечатано на компьютере.

Адресовать следует самому руководителю, а не начальнику кадровой службы. Это снижает риск его потери или отписки.

Если его подают в отдел делопроизводства лично, то следует проследить, чтобы на втором экземпляре сотрудник проставил отметку о принятии, включающую дату, фамилию принявшего, его должность и печать (штамп).

При отправке почтой такой запрос следует отправлять только заказным письмом с уведомлением о получении.

Как быть, если сам виноват в потере книжки

При переезде, в форс-мажорной ситуации, с документами может произойти что угодно. Если работник сам потерял книжку, ему нужно как можно скорее заняться её восстановлением.

Тогда нужно обратиться на последнее место работы, составить заявление о повторном получении документа. Ко всем бывшим работодателям тоже нужно обратиться для подтверждения трудового стажа.

А если предыдущая компания ликвидирована, потребуется обратиться в Государственный архив.

Ещё можно посетить Пенсионный фонд. Тогда работник получит всю необходимую информацию бесплатно и в установленные сроки.

Какие записи должны отражаться в дубликате

В копии должны отражаться все те же сведения, что и в оригинале. Вносятся данные о непрерывном стаже работы сотрудника во всех организациях, а также — в той компании, в которой он числится сейчас.

А также вносятся данные о награждениях, причинах увольнения с предыдущих мест работы. При этом стаж отражается суммарно. Без указания должности.

Важно иметь подтверждение всех данных, только после этого информацию можно вносить в новый документ.

Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

  • часть 3 статьи 303, статья 309 Трудового кодекса РФ (отсутствие трудового стажа, так как нет его подтверждения);
  • несоответствие стажа.

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Напрашивается вывод о том, что получить утерянную книжку совсем непросто. Но не стоит волноваться. Неважно, по чьей вине был утерян документ. В любом случае его реально восстановить. Ведь даже если наниматель потерял трудовую книжку, сотрудник способен сделать это самостоятельно.

Есть только разница в усилиях, которые придётся приложить, если утеря случилась по вине работника. Ему придётся бегать по местам работы, обращаться в архив или иные учреждения. А вот если утеря произошла по вине компании, сотрудник потратит меньше сил на дубликат.

Видео (кликните для воспроизведения).

В принципе, можно и не заниматься дубликатом. Если трудовой стаж небольшой, можно не тратить свои силы и завести новый документ. Ведь больше всего, пенсия зависит не от размера стажа, а от размера пенсионных отчислений. Тут нужно решать самому работнику.

Источники


  1. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.

  2. Юсуфов, А.Г. История и методология биологии. Учебное пособие для ВУЗов / А.Г. Юсуфов. — М.: Высшая школа, 2011. — 107 c.

  3. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
  4. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
  5. Конституционное право зарубежных стран; АСТ, Сова — Москва, 2010. — 160 c.
Потеряна трудовая книжка
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here