Исправления в первичных документах

Ответы на вопросы по теме: "Исправления в первичных документах" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Рекомендация Р-41/2013-КпР «Исправления в первичных учетных документах»

ФОНД «НАЦИОНАЛЬНЫЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ

РЕГУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

«БУХГАЛТЕРСКИЙ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»

(ФОНД «НРБУ «БМЦ»)

ФОНД «НРБУ «БМЦ»

Принята Комитетом по рекомендациям 2013-09-20

РЕКОМЕНДАЦИЯ Р-41/2013-КпР
«ИСПРАВЛЕНИЯ В ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ»

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ

Исправления первичных документов обычно возникают в следующих случаях:

— исправления в результате корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа;

— исправления в результате допущенных в ранее выписанных документах ошибок.

Согласно п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон 402-ФЗ) в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно п.4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете N 105, утв. Минфином СССР 29.07.1983 (далее – Положение 105), ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено».

Однако в случае большого числа изменений исправление путем применения Положения №105 приведет к нечитабельности документа.

В свою очередь, внесение исправлений в результате корректировок суммовых и количественных показателей в счет-фактуру предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее – Постановление 1137) и осуществляется путем составления нового документа – корректировочного счета-фактуры, по форме, утвержденной Приложением № 2 к Постановлению 1137. Таким образом, корректировочные счета-фактуры применяются для исправления первоначальных документов в случае, когда меняются объем или стоимость поставленных товаров, работ, услуг.

[3]

По электронным документам внесение изменений непосредственно в первоначально выпущенный документ невозможно по причинам, описанным в Разъяснении Р-XX/2013-КпТ, ввиду технических особенностей оформления электронных документов.

На практике широко применяются различные способы внесения исправлений в первичные документы. Применение способа, изложенного в Положении 105, в качестве единственно допустимого ставится под сомнение, а данная норма рассматривается в качестве устаревшей. При выборе способа исправления экономический субъект с точки зрения практических аспектов и технических ограничений не всегда может ограничиться единственным унифицированным способом.

Отсутствие законодательно установленного детализированного порядка ставит экономические субъекты в затруднительное положение при выборе способа исправления, поскольку исправленный документ может рассматриваться в качестве нелигитимного сторонами сделки или другими лицами.

РЕШЕНИЕ

1. Способ внесения исправлений в первичные учетные документы Федеральным законом 402-ФЗ не детализирован. На равной основе может применяться способ исправлений, указанный в п. 4.2 Положения 105, а также иные способы, при соблюдении минимальных требований п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ.

2. Компания разрабатывает подходящий способ внесения исправлений в первичные документы с учетом особенностей документооборота. Наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются следующие:

— методом внесения исправлений в изначальном первичном учетном документе;

— методом выставления корректирующего документа.

Остальные способы по своей сути сводятся к одному из указанных.

Положение 105 действовало в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ, который утратил силу с 1 января 2013 года в связи с принятием Федерального закона 402-ФЗ. Согласно ст. 30 Федерального закона 402-ФЗ правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона 402-ФЗ, применяются в части, не противоречащей данному Федеральному закону.

Федеральный закон 402-ФЗ устанавливает минимальные достаточные требования к содержанию исправленного первичного документа, а именно: возможность идентифицировать исправленный документ по дате исправления, а также подтвердить исправление путем подписи лиц, составивших документ.

Таким образом, внесение исправления в первичный документ путем применения норм Положения 105 не противоречит нормам Федерального закона 402-ФЗ, равно как и иной способ, при соблюдении минимальных требований п.7 ст.9 Федерального закона 402-ФЗ.

ИЛЛЮСТРАТИВНЫЙ МАТЕРИАЛ

Ниже приведены примеры возможных способов внесения исправлений в первичные документы:

Исправления в результате корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа (приведенные способы внесения исправлений в первичные документы могут использоваться в любых отраслях экономики):

а) Внесение исправления в документ на выполнение работ (оказание услуг) по причине изменения суммового показателя (например, в результате изменения регулируемого тарифа, возможность изменения которого предусмотрена в договоре между сторонами).

Организация А оказывает организации Б услуги по передаче электроэнергии. В феврале 2013 года организация А выставила организации Б акт оказанных услуг за январь 2013 года в количестве 100 000 квт/ч по цене 1,5 руб. на общую сумму 150 000 руб. В феврале 2013 года организация А утвердила тариф 1,7 руб. за квт/ч, при этом тариф вступил в силу с 01.01.2013 г. В соответствии с договором энергоснабжения организация А в данном случае выставляет организации Б дополнительную сумму, обусловленную разницами в тарифах.

Организация А применяет для данных операций применяет метод выставления корректирующего документа. По условиям договора организация А выписывает в адрес организации Б акт оказанных услуг на разницу в тарифах в месяце, следующем за месяцем утверждения нового тарифа. Таким образом, организация А в марте 2013 года выписывает в адрес организации Б дополнительный акт оказанных услуг за январь на 100 000 квт/ч по цене 0,2 руб. на сумму 20 000 руб. с пометкой «перерасчет тарифа, корректировочный документ к акту выполненных работ от 31.01.2013».

Наряду с рассмотренным случаем организация также может оформить корректировочный документ на полную сумму исправления, а не на разницу, если ей такой порядок внесения исправлений удобен.

Читайте так же:  Договор по аутсорсингу

б) Внесение исправления в документ на поставку товара по причине изменения суммового показателя (например, в результате изменения цен на товар по соглашению сторон после отгрузки товара и выставления товарной накладной)

Организация А передает организации Б нефтепродукты по договору поставки. Цена поставляемого товара определяется по каждой партии и указывается в приложении к договору. 20 августа 2013 года товар был отгружен по цене 19 500 руб. за тонну партией 500 тонн, общей стоимостью 9 750 000 руб. Стороны договорились, что цена нефти уточняется по данным рыночных котировок на момент окончания транспортировки. На момент окончания транспортировки на 10 сентября 2013 года цена за тонну нефтепродуктов составила 20 000 руб.

Организация А установила в своей учетной политике, а также согласовала со стороной Б в договоре, что соответствующее изменение в первоначальный документ вносится методом выставления корректирующего документа. По каждой корректировке в корректировочном документе указываются натуральные и денежные измерители хозяйственной операции до изменения (строка 1), величина изменения (строка 2) и показатели после изменения (строка 3). В корректировочном документе указывается, что он составлен в дополнение к ранее выданному документу, например, «корректировка №1 к товарной накладной № __ от 20.08.2013».

По сути, создается некий согласительный документ, не являющийся передаточным по своей природе, в отличие от товарной накладной. Форма такого документа устанавливается сторонами по согласованию (например, форма акта, устанавливаемого приложением к договору).

в) Внесение исправления в документ на поставку товара по причине изменения количественного показателя (например, в результате уточнения количества по результатам приемки товара)

Организация А (поставщик) заключила с организацией Б (покупатель) договор поставки нефтепродуктов. По договору расчет производится за фактически поставленное количество нефтепродуктов по замерам, произведенным в момент налива нефтепродуктов в резервуар.

Все потери нефтепродуктов при транспортировке и прочие расходы по недостаче относятся на поставщика. В июне 2013 года организацией А были отгружены нефтепродукты в количестве 590 тонн по цене 19 000 руб. стоимостью 11 210 000 руб. При приемке товара в августе 2013 года была выявлена недостача (в пределах и сверх норм естественной убыли) в количестве 18 тонн на сумму 342 000 руб.

Организация Б составляет акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товара, в который включает только те наименования товаров, по которым выявлены расхождения. В акте указаны реквизиты изначального отгрузочного документа, данные которого уточняются. Акт подписывается обеими сторонами. Таким образом, акт об установленном расхождении по количеству и качеству является документом, корректирующим сведения, содержащиеся в транспортных, сопроводительных и/или иных расчетных документах. Иначе говоря, исправление вносится методом выставления корректирующего документа.

Исправления в результате допущенных в ранее выписанных документах ошибок будут рассмотрены отдельным документом.

11.10.2013, 11:00 | 27716 просмотров | 2972 загрузок

Счета-фактуры: корректировка или исправление?

Вот уже больше года действует такое понятие, как корректировочный счет-фактура 1 . Тем не менее у бухгалтеров продолжают возникать вопросы по его применению. Зачастую поставщики выписывают корректировочный счет-фактуру не в тех ситуациях либо вместо него оформляют исправительный документ. Рассмотрим такие случаи.

Корректировочный счет-фактуру оформляют дополнительно к «первоначальному» счету-фактуре в случае изменения стоимости ранее отгруженных товаров (оказанных услуг, выполненных работ) 2 . В нем указывают номер и дату «первоначального» счета-фактуры, все его числовые показатели, а также новые данные. После чего определяют разницу (сумма уменьшения или увеличения), которая и будет заноситься в книгу продаж или книгу покупок продавца и покупателя.

Меняется цена

Недостача товара

Обнаружение брака

Неоднократное изменение стоимости

Случается так, что стоимость товаров меняется не единожды. Возникает вопрос с оформлением корректировочных счетов фактур. Чиновники считают, что при повторном изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) продавцом выставляется новый корректировочный счет-фактура, в который переносятся соответствующие данные из предыдущего корректировочного счета-фактуры 10 .
Обратите внимание, что брать нужно данные не «первоначального» счета-фактуры, а предыдущего корректировочного. В связи с этим полагаем, что в строке 1б, где указывается номер и дата счета-фактуры, к которому составляется корректировочный счет-фактура, необходимо указать данные предыдущего корректировочного счета-фактуры.
Кстати, если к моменту составления корректировочного счета-фактуры изменились реквизиты продавца или покупателя, то в документе нужно указывать новые данные 11 . Дополнительно можно указать и прежние данные. Это не будет являться нарушением.

Исправительные счета-фактуры

Надо ли исправлять «первичку»?

Сноски:
1 пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — постановление № 1137)
2 абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ
3 письмо Минфина России от 31.07.2012 № 03-07-09/95
4 письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-07-09/45
5 письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/05
6 письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/[email protected]
7 письма Минфина России от 10.08.2012 № 03-07-11/280, от 07.08.2012 № 03-07-09/109, от 02.03.2012 № 03-07-09/17, от 27.02.2012 № 03-07-09/11
8 письмо Минфина России от 03.07.2012 № 03-07-09/64
9 письмо Минфина России от 13.07.2012 № 03-07-09/66
10 письмо Минфина России от 05.09.2012 № 03-07-09/127
11 письмо Минфина России от 04.12.2012 № 03-07-08/264
12 письмо Минфина России от 13.04.2012 № 03-07-09/34
13 письма Минфина России от 05.12.2011 № 03-07-09/46, от 30.11.2011 № 03-07-09/44
14 п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением № 1137
15 п. 2 постановления № 1137

О внесении исправлений в первичные учетные документы

Описание ситуации: Объекты капитальных вложений принимаются к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств (далее — ОС) на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (форма N ОС-1 утверждена Графиком документооборота Общества).

Акт приема-передачи составляется и подписывается Комиссией по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества (далее — Комиссия, состав которой утверждается приказом по Обществу) и утверждается руководителем Общества.

В следующем отчетном периоде после утверждения годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности вносятся изменения в бухгалтерский учет за предыдущие отчетные года по причине:

  • корректировки первоначальной стоимости объекта ОС в связи с поступлением новых первичных учетных документов от подрядчиков;
  • изменения кодов ОКОФ, сроков полезного использования в связи с выявлением ошибок;
  • технических ошибок и др.

Правила внесения исправлений в первичные учетные документы (далее — ПУД) в соответствии с разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105):

[2]

  • зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должны быть проставлены дата и подпись.
Читайте так же:  Уволить по состоянию здоровья

В первичные учетные документы (ОС-1, КС-11, КС-14) после принятия к бухгалтерскому учету на счет 01 «Основные средства» объектов ОС внесены исправления (например, корректировка первоначальной стоимости объектов капитального строительства (скважин)) путем зачеркивания неправильной суммы и надписью «исправлено» над зачеркнутой и исправленной суммой. Данные исправления заверены одним должностным лицом, имеющим доверенность от Генерального директора на подписание ПУД и внесение в них исправлений.

Вопрос 1: Насколько правомерно внесение исправлений в ПУД (Акт приема-передачи по форме N ОС-1) одним должностным лицом на основании выданной Генеральным директором доверенности, то есть без рассмотрения и подписания данного Акта всеми членами Комиссии? На момент внесения исправлений в ПУД состав Комиссии, ранее утвержденный приказом Общества, изменен (сотрудники могут быть уже уволены, вышли на пенсию и т.д.).

В случае правомерности внесения исправлений в ПУД (Акт приема-передачи по форме N ОС-1) одним должностным лицом необходимо ли составление Протокола заседания Комиссии с обоснованием причин внесения данных исправлений? В этом случае Протокол будет составляться Комиссией в новом составе, действующем на момент внесения исправлений.

Ответ: Законодательство обязывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивать своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее по тексту — Федеральный закон N 402-ФЗ).

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Также в силу п. 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее по тексту — Положение N 105), исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Следовательно, если первичные учетные документы, касающиеся учета объектов капитальных вложений, составляются и подписываются специально созданной в организации Комиссией, то, соответственно, и исправления должны вноситься этой же Комиссией. Однако, как отмечено в описании ситуации, состав может быть изменен из-за кадровых перестановок, увольнений и т.д., и наличие на исправленных документах подписей тех же лиц не представляется возможным.

Комиссия по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества утверждается приказом, где определены должности, включенные в ее состав. Вместе с тем организация вправе самостоятельно решить, указывать только названия должностей или же дополнить этот документ информацией о конкретных сотрудниках (Ф.И.О.). Также в приказе оговариваются цели, задачи и полномочия Комиссии.

Полагаем, что ввиду установления в организации комиссионного порядка принятия решений по движению имущества, исправления в первичные документы (в рассматриваемом случае акт по форме N ОС-1) должны вносить именно члены Комиссии. При этом, с нашей точки зрения, изменение состава (увольнение сотрудников, переходы в другие подразделения и т.д.) не имеет определяющего значения для этой процедуры, т.к. в Комиссии остаются неизменными должностные позиции.

По нашему мнению, внесение исправления одним должностным лицом, обладающим доверенностью руководителя, допускается в те документы, которые изначально были заверены подписью этого работника.

Если же вопреки установленному коллегиальному порядку акт по форме N ОС-1 будет исправлен одним сотрудником (не имеет значения, включен он в состав Комиссии или нет), то полагаем, что имеет место риск признания исправления недействительным.

По нашему мнению, наличие у сотрудника организации доверенности руководителя на подписание ПУД и внесение в них исправлений не меняет общеустановленный нормативный порядок внесения исправлений в ПУД, требующий соблюдения «преемственности» между фактами составления и исправления ПУД в части подписи ответственных лиц. Иначе говоря, доверенность сотрудника организации на подписание ПУД и внесение в них исправлений, по нашему мнению, не порождают для этого сотрудника право исправлять те документы, которые составлены иными лицами.

Также для подтверждения обоснованности внесения исправлений в акт необходимы документы, свидетельствующие о допущенной ошибке и причинах ее совершения (несвоевременность поступления информации от исполнителя, программный сбой и т.д.). Хотя ни в Федеральном законе N 402-ФЗ, ни в Положении N 105, прямо не указано на обязательность Протокола или иного документа, полагаем, что его составление укрепит позицию организации в случае возникновения каких-либо сомнений у налогового органа.

Резюмируя изложенное, полагаем, что исправления в акт по форме N ОС-1 должна вносить именно Комиссия по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества. При этом кадровые изменения в ее составе не должны влиять на легитимность такого исправления.

Для исключения каких-либо рисков рекомендуем иметь в наличии все подтверждающие обоснованность исправлений документы и Протокол Комиссии или иной документ, содержащий все обстоятельства и причины совершения ошибки.

Вопрос 2: Просим рассмотреть и высказать свое мнение по предлагаемым нами 2 вариантам внесения исправлений в ПУД:

Вариант 1. Внесение исправлений в ПУД, ранее составленный.

Данные бухгалтерского учета должны быть уточнены на основании исправлений в ПУД (ОС-1, КС-11, КС-14), внесенных Комиссией по приему-передаче, вводу в эксплуатацию и списанию имущества Общества. Кураторы договоров должны предоставить в Комиссию все документы, непосредственно относящиеся к строительству объекта ОС, в том числе оформленные после завершения строительства. А также представить в Комиссию обоснование причин внесения исправлений.

Читайте так же:  Алименты задним числом

Комиссией по итогам рассмотрения и принятия решения о том, что расходы непосредственно связаны со строительством объектов ОС, должен быть составлен Протокол решения Комиссии (с обоснованием причин внесения изменений) и внесены исправления в ПУД, которые подписываются всеми членами Комиссии и уполномоченным лицом, утвердившим документ ранее.

Вариант 2. Составление нового (исправленного, корректировочного) ПУД.

Внесение изменений в ПУД, по нашему мнению, может быть осуществлено путем составления новых ПУД, отвечающих требованиям Закона N 402-ФЗ, взамен оформленных ранее документов:

  • исправленный (корректировочный) ПУД должен быть составлен за период, в котором произошел факт хозяйственной деятельности;
  • дата составления исправленного (корректировочного) ПУД (дата исправления) должна относиться к периоду выявления ошибки и внесения исправления;
  • в исправленном ПУД могут быть приведены дополнительные реквизиты: основание для внесения изменений в оформленные ранее ПУД, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером факта хозяйственной жизни.
Видео (кликните для воспроизведения).

Исправленный (корректировочный) ПУД подписывается Комиссией в новом составе, действующей на момент его составления.

Ответ: Действительно, в законодательстве не установлен единый обязательный к применению способ исправления первичных учетных документов. Поэтому в силу ч. 4 ст. 8 Федерального закона N 402-ФЗ каждое юридическое лицо вправе самостоятельно разработать и закрепить в учетной политике комфортный для него вариант действий.

Это подтвердил Минфин РФ в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, обратив внимание на следующее:

«При разработке таких способов, по нашему мнению, допустимо ориентироваться среди прочего на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137)».

Согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 в случае, если налогоплательщику необходимо внести исправления в выставленный счет-фактуру, нужно оформить исправленный счет-фактуру с верными данными. Согласно п. 7 данного документа исправления в счет-фактуру вносятся продавцом путем составления новых экземпляров счетов-фактур или корректировочных счетов-фактур. Как видим, в российском законодательстве допускается внесение исправлений в документ посредством оформления нового — «исправительного» — документа.

Как свидетельствует арбитражная практика, налогоплательщики нередко применяют рассматриваемый способ для первичных документов и судьи признают его обоснованным.

Так, например, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу N А64-3569/2012 налоговый орган отметил, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не предусматривает возможности устранения ошибок, допущенных в них путем их переоформления на новые.

Судьи отклонили такие претензии как необоснованные и указали:

«Законодательство о налогах и сборах не исключает права налогоплательщика и его контрагентов на внесение исправлений в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранить несоответствие первичных документов требованиям пункта 2 статьи 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ путем внесения исправлений в неправильно оформленный документ, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представить переоформленные первичные документы налоговому органу или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль».

Аналогичная позиция отражена в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012.

В то же время, как верно отмечено в описании ситуации, в разд. 4 Положения N 105 установлено:

«4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления».

Указанным рекомендациям соответствует вариант 1 (при этом, как было отмечено выше, произошедшие в составе Комиссии персональные изменения не препятствуют такому порядку заверения исправлений).

Вместе с тем в Рекомендации Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы», принятой 20.09.2013 и размещенной на сайте БМЦ

Энциклопедия решений. Исправление первичных документов

Исправление первичных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В частности, как и ранее, не допускается внесение изменений в кассовые и банковские документы, в бланки строгой отчетности (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения. утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Таким образом, если ошибка допущена при оформлении кассового, банковского документа или БСО, такой документ к учету принят быть не может — его необходимо оформить заново. В других первичных документах (накладных, актах, карточках учета и пр.) исправления допустимы.

В бумажном варианте исправительная запись должна содержать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Дополнительно о порядке исправления ошибок в первичном документе можно прочитать в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105), которое применяется и в настоящее время (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ). В общем случае, одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. При этом зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления (пункты 4.2 и 4.3 Положения N 105).

Читайте так же:  Квалификационный разряд

Примечание

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.

Полагаем, что сложности могут возникнуть только при исправлении кассовых документов (РКО, ПКО, БСО, листов кассовой книги), поскольку, с одной стороны, в них запрещено вносить поправки, а с другой, — нельзя заменить новыми. Корректным выглядит вариант, когда неправильный документ (и проводки по нему) не уничтожается, а к нему прикладывается новый. На порочном документе ставится надпись «ошибочно», дата, подписи, а также ссылка на правильный документ. В этом случае делаются исправительные проводки по ситуации — неправильная запись сторнируется.

Вносим исправления в первичные документы

Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве

В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.

В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.

То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.

Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?

Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?

Минфин в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснил, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа (в частности, это следует из п. 2 — 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Однако разработка такого порядка и внесение его в учетную политику — это право, а не обязанность организации.

Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?

Пока люди пишут на бумаге — ошибки неизбежны. Дома для исправления ошибок, допущенных на бумаге, часто используются корректоры (корректирующие жидкости, ручки-корректоры, корректирующие роллеры). Можно ли с помощью указанных средств исправлять ошибки в первичных учетных документах?

Из буквального прочтения Положения N 105 так поступать нельзя. Однако мы считаем, что способ исправления ошибок, описанный в нем (путем зачеркивания неверной информации и указания сверху правильных сведений), не является единственно возможным. Наличие в первичных учетных документах (например, в бухгалтерской справке, справке-расчете и т.д.) следов корректирующей жидкости не означает признание этих документов недействительными. То есть мы считаем, что в отдельных случаях применение корректора для исправления ошибок (опечаток и т.д.) в первичных учетных документах допустимо. Нецелесообразно этот способ применять для двухсторонних документов (один экземпляр которых передается контрагентам).

Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?

В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так. Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели «Порядковый номер и дата составления» остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой «Порядковый номер исправления и дата исправления». В этом документе указываются новые (верные) данные. Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.

Читайте так же:  Гарантийное письмо о трудоустройстве

Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:

  • документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
  • документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
  • в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.

Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку («перерасчет цены», «корректирующий документ к товарной накладной N. от. «, «документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N. от. » и т.д.).

Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные учетные документы» (принята 20.09.2013)).

Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.

Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

— по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

— по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

— подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

· по причинам возникновения –

— небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

· по месту возникновения –

— в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

— локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

— зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

— надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

— на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

— наличие подчисток и помарок в документах;

— нарушение правила исправления ошибок в документах;

— исправления в кассовых документах;

— записи простым карандашом;

— отсутствие прочерков в свободных строках;

— отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

— арифметические ошибки при таксировке документов.

[1]

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном. 8827 —

| 7174 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Видео (кликните для воспроизведения).

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Источники


  1. Маранц, Ю. В. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебной системе Российской Федерации» / Ю.В. Маранц. — М.: Юстицинформ, 2014. — 120 c.

  2. Англо-русский юридический словарь с транскрипцией / ред. И.В. Миронова. — М.: СПб: Юридический центр Пресс; Издание 2-е, испр. и доп., 2015. — 697 c.

  3. Бадинтер, Робер Смертная казнь. Отмена смертной казни; М.: Nota Bene, 2012. — 416 c.
  4. Гуреев, В. А. Комментарий к Федеральному Закону «О судебных приставах» / В.А. Гуреев. — М.: Wolters Kluwer, 2017. — 208 c.
  5. Васильева, Вера Как судили Алексея Пичугина. Судебный репортаж / Вера Васильева. — М.: Human Rights Publishers, 2013. — 621 c.
Исправления в первичных документах
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here