Где хранится должностная инструкция

Ответы на вопросы по теме: "Где хранится должностная инструкция" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Обязательно ли наличие должностных инструкций в организации

В Трудовом кодексе не упоминается о должностных инструкциях, вместе с тем на практике такой документ, как правило, составляется и хранится. Предлагаем рассмотреть вопросы, связанные с юридической силой должностных инструкций, а также с их разработкой и применением. Обязательно ли наличие должностных инструкций? Какие требования предъявляются к порядку их разработки? Каким образом вносятся изменения в эти инструкции? Какие положения должна содержать должностная инструкция?

Правовая природа должностной инструкции

Обратите внимание! Должностная инструкция необходима как работодателю, так и работнику.

Цели и порядок разработки должностной инструкции

Внесение изменений в должностную инструкцию

Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции

Обязательно ли наличие должностных инструкций в организации

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум — согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г.

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Должностная инструкция — право, но не обязанность

  • на профессии рабочих;
  • должности служащих.

Само наименование рассматриваемого документа (должностная инструкция) заставляет задуматься о применимости ДИ к профессиям рабочих.

Роструд в письме от 24.11.2008 № 6234-ТЗ пояснил, что ДИ следует оформлять исключительно в отношении работников, выполняющих трудовую функцию в рамках какой-либо должности. А если речь идет о замещении профессий рабочих, то корректной будет разработка производственных инструкций.

Разработка должностной инструкции

Должностная инструкция необходима как работодателю, так и работнику. Например, отсутствие должностной инструкции может повлечь следующие проблемы:- в отдельных случаях будет препятствовать работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу — именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;- не позволит объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, добросовестность и полноту выполнения им трудовой функции;- затруднит распределение трудовых функций между работниками;- не позволит временно перевести работника на другую работу.Таким образом, отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и не может повлечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия — работодатель может принять незаконные решения в связи с ее отсутствием.

Должностные инструкции: иметь или не иметь (тишин а.п.)

Ipc-zvezda.ru

Какова структура должностной инструкции? Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом — перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов. Общие положения В этом разделе, как правило,

  • описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;
  • указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;
  • определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;
  • устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязательны ли должностные инструкции на предприятии

Подскажите, является ли наличие обязательным? Могут ли наказать организацию за их отсутствие у работников? И нужны ли они вообще? В то же время, согласно статье 57 ТК РФ, в трудовом договоре должны быть указаны права и обязанности работника. Общие для всех работников обязанности закреплены в статье 21 ТК РФ.

Конкретные трудовые обязанности работника закрепляются в заключаемом с ним трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном акте организации, а также в должностной инструкции, технических правилах и т. д.

Обязательно ли наличие должностных инструкций в организации

При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника. Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

  • Формальный подход — это самая распространенная ошибка со стороны работодателей.

Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

  • Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.
  • Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией».
  • Обязательно ли наличие должностных инструкций в организации 2017

    В Трудовом кодексе не упоминается о должностных инструкциях, вместе с тем на практике такой документ, как правило, составляется и хранится. Предлагаем рассмотреть вопросы, связанные с юридической силой должностных инструкций, а также с их разработкой и применением.

    Обязательна ли должностная инструкция в организации?

    Нужно ли оформлять должностные инструкции на рабочие профессии и должности служащих

    При ответе на вопрос «Обязательны ли должностные инструкции?» в первую очередь хочется обратиться к Трудовому кодексу РФ, однако в нем нет даже упоминания о таком документе.

    Поэтому вслед за вопросом о том, обязательны ли должностные инструкции вообще, рассмотрим ДИ для определенных категорий работающих граждан.

    Должны ли быть должностные инструкции для рабочих на предприятиях

    • на профессии рабочих;
    • должности служащих.

    Обратите внимание! Само наименование рассматриваемого документа (должностная инструкция) заставляет задуматься о применимости ДИ к профессиям рабочих. Роструд в письме от 24.11.2008 № 6234-ТЗ пояснил, что ДИ следует оформлять исключительно в отношении работников, выполняющих трудовую функцию в рамках какой-либо должности. А если речь идет о замещении профессий рабочих, то корректной будет разработка производственных инструкций.

    Это связано с тем, что характеристики должностей в справочниках указаны обобщенно, без конкретизации по отраслям и ведомствам, и при оформлении конкретной ДИ допускается вносить в нее корректировки, уточнения по перечням работ по отношению к требованиям, указанным в справочниках. В случае же с рабочими применяются строго отраслевые справочники.

    Читайте так же:  О применении профстандартов

    Итак, в статье рассматривался вопрос о том, обязательны ли должностные инструкции в организации. Было отмечено, что необходимость ДИ законом не предусмотрена, вместе с тем такой документ следует считать важным внутренним документом, который целесообразно оформлять в организациях для всех категорий работников, в т. ч. рабочих, для которых более корректным является оформление особых инструкций — производственных (по профессиям).

    Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

    Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

    Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

    Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

    • в архивы;
    • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

    Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

    Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

    ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

    При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

    Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

    В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

    • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
    • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

    При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

    [3]

    Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

    Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

    Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

    Должностные инструкции. Правила хранения.

    Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

    А у меня такой вопрос- есть ли срок действия ДИ? Ну т.е. у нас в орг-ии есть ДИ, утвержденные еще 2002 годом. Могу ли я ее обновить-разработать новую,утвердить ген.диром и т.п.? А куда старую деть-в печь. Акт вроде никакой не нужен?

    Ну и еще вопрос-наименование должности в ДИ должно соответствовать наименованию должности в ШР? Ну т.е. если в ШР должность обозвана водитель грузовой машины , то и ДИ должна быть на эту должность, а не просто ДИ водителя ?

    Я делаю так.
    Есть ДИ которые хранятся у меня в папке, к каждой ДИ делаю две копии на ксероксе на первом листе ксерокопии ставлю синюю печать.

    1. кпия — сотрудник подписывает ознакомление
    2 копия — отдаю на руки сотруднику

    Цитата
    Ledi Mi пишет:
    А у меня такой вопрос- есть ли срок действия ДИ? Ну т.е. у нас в орг-ии есть ДИ, утвержденные еще 2002 годом. Могу ли я ее обновить-разработать новую,утвердить ген.диром и т.п.? А куда старую деть-в печь. Акт вроде никакой не нужен?

    я не встречала нормативных актов, указыавющих срок действия ДИ, обычно их пересматривают по мере необходимости

    ДИ, которые утратили силу подлежат временному хранению (сроки в соответствии с Перечнем, вроде 3 года после замены новыми, либо в соответствии с вашим локальным актом — организация вправе увеличивать сроки, установленные перечнем)

    Цитата
    Ledi Mi пишет:
    Ну и еще вопрос-наименование должности в ДИ должно соответствовать наименованию должности в ШР? Ну т.е. если в ШР должность обозвана водитель грузовой машины, то и ДИ должна быть на эту должность, а не просто ДИ водителя?
    Цитата
    Жанна. пишет:
    Здравствуйте. Помогите пожалуйста, устроилась работу бухгалтером на время декретного отпуска, на фирме нет кадровика, мне сказали ты бухгалтер кадровик, знаю что такой должности нет, кадры я незнаю но понимаю, скажите как мне оформиться по порядку, 1)как написать заявление? 2)как создать приказ о приеме на работу? 3)как сделать запись в трудовой книжке?

    Цитата
    Жанна. пишет:
    1)как написать заявление?

    Не является обязательным.

    Цитата
    Жанна. пишет:
    2)как создать приказ о приеме на работу?

    Сначала трудовой договор. Он у Вас получается срочный — на время отстутствия основного сотрудника Ивановой М.И. (т.е. окончание обозначить событием, а не датой). На основании трудового договора — приказ по унифицированной форме (Т-1).

    Читайте так же:  Как рассчитать долю
    Цитата
    Жанна. пишет:
    3)как сделать запись в трудовой книжке?

    Посмотрите, на этом сайте сверху вкладка «Закрома кадровика» (кстати, только сегодня заметила изменения — респект Снежане за обывательки-непривычное название:happy), там есть «Трудовые книжки», посмотрите, там должны быть.

    По поводу кадров (не буду предлагать Вам никаких афер в виде совместительства) — оформляете совмещение — условия прописываете в самом ТД (обязанностей и дополнительной оплаты, естественно) или в доп соглашении к ТД, приказ о совмещении должностей.

    Образец журнала выдачи должностных инструкций

    Выдается ли должностная инструкция на руки работнику

    Должностная инструкция (далее — ДИ) представляет собой один из локальных актов работодателя, разрабатываемый в отношении отдельной должности и утверждаемый руководителем организации.

    Обратите внимание! Наличие в организации ДИ является правом, а не обязанностью работодателя. Вместе с тем она позволяет эффективно распределить полномочия сотрудников, определить границы их ответственности и установить компетентность сотрудника еще на стадии приема на работу.

    Подробнее о том, нужно ли оформлять ДИ на предприятиях, рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

    Действующим законодательством не урегулирован порядок оформления и выдачи ДИ. При ее подготовке работодатель может руководствоваться положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. », но в конечном итоге самостоятельно определяет форму и содержание инструкции в зависимости от специфики деятельности организации, а также функций сотрудника.

    ДИ может быть утверждена как в качестве приложения к трудовому договору, так и в виде отдельного документа. Обычно она оформляется в 2 экземплярах. После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

    ДИ, утвержденная в качестве самостоятельного документа, может и не выдаваться сотруднику на руки. Однако по его письменному заявлению работодатель обязан выдать ему заверенную копию инструкции в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

    Важно! ДИ, оформленная в виде приложения к трудовому договору, должна быть передана сотруднику согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

    Журнал выдачи должностных инструкций: скачать образец

    Важно! Во избежание возможных споров между сотрудником и работодателем факт передачи ДИ рекомендуется зафиксировать.

    Сделать это можно одним из следующих способов:

    • внести запись в журнал выдачи ДИ (особенно актуально для организаций с большой численностью сотрудников);
    • поставить отметку о получении инструкции на экземпляре работодателя (с подписью и расшифровкой сотрудника).

    В графах журнала выдачи ДИ может указываться следующая информация:

    • порядковые номера и даты утверждения инструкций;
    • сведения о дате приема сотрудника на работу и реквизиты приказа о его оформлении;
    • Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
    • дата получения сотрудником ДИ;
    • подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении и получении им экземпляра ДИ;
    • сведения о сотруднике, ответственном за ведение журнала выдачи ДИ.

    Таким образом, по общему правилу 1 экземпляр подписанной должностной инструкции выдается сотруднику на руки. Журнал выдачи должностных инструкций позволяет зафиксировать момент передачи документа, что подтверждается личной подписью сотрудника в соответствующей графе журнала.

    Где хранится должностная инструкция

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Где хранится должностная инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Желательно иметь критерии и количественные показатели реализации каждой функции, причем определенные с одинаковой точностью.

    Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.

    Разработка должностных инструкций — это прерогатива отдела кадров или работника БТЗ.

    Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:

    • подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
    • при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
    • в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
    • после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
    • при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
    • не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.

    Грамотно составленная должностная инструкция повысит эффективность управления персоналом в любой компании, независимо от ее размера и вида деятельности. Данный документ является основанием для решения трудовых споров, определения правомерности дисциплинарных взысканий.

    Сколько должны храниться должностные инструкции?

    Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.

    Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.

    Так вот, выдался случай (К ГЛУБОКОМУ СОЖАЛЕНИЮ) показать на примере, как работает одна из моделей краудфандинга – «модель пожертвования».
    Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и защиты ПДн и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его ПДн в Учреждении, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личной, семейной и врачебной тайн.

    [1]

    Основные моменты в оформлении должностных инструкций

    Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Тогда вы можете взять пример составления договора с нашего сайта. Однако вам все-равно придется внести в него изменения в соответствии с вашими условиями сделки. Много будет определяться видом товара и суммой сделки.

    При обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность, а при необходимости – и актуальность по отношению к целям обработки. Учреждение принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн.

    Читайте так же:  Об антимонопольной деятельности

    Где должна храниться должностная инструкция работника

    Кстати, на основании Письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 должностная инструкция может быть издана и в качестве самостоятельного документа, порядок ознакомления с которым определяется уже компанией.

    Однако оформить ее «абы как» тоже не получится. Чтобы узнать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит, какую информацию туда включают и чем при этом руководствуются, – читайте нашу статью.

    Но в отличие от предыдущего случая эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и т.п.

    И в конечном итоге директор клиники или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе «УТВЕРЖДАЮ». Остается только под роспись ознакомить работника с должностной инструкцией.

    Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

    Учреждение имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

    После проверки знаний для каждой группы выдаётся удостоверение. При этом нужно в течение трёх лет пройти проверку, тем самым подтвердив уровень квалификации. Если вовремя не сдать экзамены, группа электробезопасности может быть аннулирована и придётся начинать с начала.

    Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью основных подразделений, организации труда персонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, приема и увольнения сотрудников, их оценки, поощрения и наказания, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

    Наивысшая, пятая, группа также присваивается ответственным за ведение электрохозяйства. Одно из главных отличий от предыдущей степени – возможность работать с сетью более 1000 В.

    Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы,иными словами, то, как действовать.

    Вопрос: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы?

    Что такое должностная инструкция и как её оформить?

    А так как изобретать новую процедуру отдельно для ДИ нет смысла, учитывая предыдущие наработки, во многих компаниям используют аналогичные процессы.

    Законом прямо предусмотрена возможность заключения договора посредством обмена электронными письмами (ст. 434 ГК РФ), однако с важной оговоркой: они должны передаваться по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

    Приветствую Вас на моем сайте! Меня зовут Елена и я эксперт по финансам и кредитам. Надеюсь, что здесь Вы найдете всю интересующую вас информацию по этой тематике.

    Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции. О том, что они регламентируют и как должны храниться мы расскажем вам более подробно.

    Ситуации, в которых инструкция необходима.

    Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

    Наличие должностной инструкции необходимо:

    1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
    2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
    3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
    4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
    5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

    Следует учитывать тот факт, что инструкцию оптимальнее всего составлять человеку, который лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи. То есть – руководителю салона или клиники, а возможно и его заместителю, если таковой имеется.

    За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    Что включить в должностную инструкцию

    Примечание. Должностной инструкцией определяется трудовая функция служащего (руководителя, специалиста либо другого служащего). Для рабочего трудовая функция может быть установлена, например, рабочей инструкцией.

    В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку.

    Каждое должностное лицо обладает той или иной компетенцией, определяемой границами объекта управления, на состояние, функционирование или использование которого оно может оказывать влияние; на него возложены конкретные задачи, вытекающие из целей организации или подразделения, решаемые в соответствии с заданными критериями эффективности.

    Срок хранения должностные инструкции

    У специалиста есть стимул. Если регулярно подтверждать группу и предлагать услуги престижному работодателю, то стабильный заработок обеспечен. Всё это очевидные плюс профессии.

    В коммерческой организации наниматель самостоятельно определяет порядок разработки и утверждения должностных инструкций служащих и с учетом организационной структуры и распределения обязанностей между структурными подразделениями и работниками (на основании положений о структурных подразделениях) возлагает соответствующие функции на конкретное подразделение.

    Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПДн, характере подлежащих получению ПДн, перечне действий с ПДн, сроке, в течение которого действует согласие и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

    В соответствии со ст.18 Трудового кодекса РБ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, другой хранится у нанимателя.

    где должны храниться должностные инструкции сотрудников

    Типовые или примерные инструкции разрабатываются в соответствии с определенной должностью, согласно штатного расписания организации, индивидуальные же пишутся непосредственно под конкретного единственного человека. Обычно и типовые (примерные), и индивидуальные должностные инструкции готовятся самой организацией.
    Должностные инструкции если по правилам, то на каждую должность должна быть одна инструкция и когда работник принимается на работу его знакомят с данной инструкцией, но на практике это выглядет так: на каждого работника составляется должнастная инструкция, которая хранится в личном деле.

    Читайте так же:  Заявление об исправлении описки

    Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 — «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.

    Наличие должностных инструкций в организации говорит о четком распределении обязанностей, а также о желании руководителя создать единый и слаженный механизм работы всего коллектива. Однако в небольших компаниях, зачастую, отсутствует необходимость в составлении должностных инструкций, так как маленький штат сотрудников позволяет непосредственно отслеживать работу каждого.

    Ведете бизнес в интернете? Общаетесь с клиентами дистанционно, а цену и техническое задание согласуете в переписке?

    В инструкции должны содержаться следующие разделы:

    • Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
    • Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
    • Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
    • Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
    • Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
    • Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

    К основным задачам рабочего относят техническое обслуживание электрохозяйства и периодический осмотр сети. Также инструкцию стоит дополнить обязанностью монтажа, демонтажа, текущего ремонта электрических сетей, электрооборудования, электроустановок, электроприборов.

    Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

    Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

    Законодательная база

    Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:
    1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
    2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
    3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
    4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
    5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
    6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
    7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

    Сколько должно быть экземпляров

    Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

    1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
    2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
    3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
    4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
    5. Определяется структура и содержание инструктажа.
    6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
    7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
    8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

    При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

    В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

    Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

    Варианты хранения документации

    Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

    Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

    С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

    Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

    Данный документ доступно хранить:

    • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
    • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

    При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

    Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

    Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

    Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

    В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

    Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

    Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

    Замена может понадобиться, если:
    • сменилось наименование организации;
    • сменилось руководство;
    • произошла реорганизация;
    • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
    • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
    • при изменении названия должности.

    [2]

    Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

    В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

    Читайте так же:  Неразглашение коммерческой тайны

    То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

    В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

    Заключение

    Таким образом, должностная инструкция:

    1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
    2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
    3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

    В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции?

    Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела.

    Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения:

    Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение 1 утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»). Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми (срок хранения – «До минования надобности») заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно («по месту разработки и утверждения»). При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

    Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

    В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

    И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило – срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством» 2 , т.е. годом, в котором положения и должностные инструкции утратили силу, были отменены, изменены и перестали быть действующими и актуальными документами, т.е. перешли в статус архивных документов.

    Согласно ст. 55 а) и 77 а) ПТУД. Вернуться назад

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Подпункт 13.1.1 Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Вернуться назад

    Источники


    1. Арсеньев К. К. Заметки о русской адвокатуре; Автограф — М., 2013. — 560 c.

    2. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки: Учебное пособие / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 603 c.

    3. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс. В 3-х томах. Том 3 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 696 c.
    4. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2016. — 352 c.
    5. Инструкции о подоходном налоге с физических лиц и дорожные фонды в 1993 году. — М.: СПб: Метроном, 1993. — 110 c.
    Где хранится должностная инструкция
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here