Документы при проверке трудовой инспекции

Ответы на вопросы по теме: "Документы при проверке трудовой инспекции" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Кадровые и бухгалтерские документы, которые затребует трудовой инспектор при проверке компании

Приводится подробный перечень документов и нормативных актов, обосновывающих необходимость наличия документа. Утвержденная форма документа, если таковая имеется

Наименование документа

Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа. Утвержденная форма документа, если таковая имеется

Обязательные

Статьи 15, 57 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ)

Форма Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.04(далее постановление № 1)

Правила внутреннего трудового распорядка

Статьи 189, 190 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

Статья 91 ТК РФ

Формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением №1

Положение об оплате труда

Статья 135 ТК РФ

Положение о персональных данных работников

Статья 87 ТК РФ

Трудовые договоры с работниками

Статьи 16, 56, 57 ТК РФ

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ.

Формы Т-1 или Т-1а, утвержденные постановлением №1

Документы, подтверждающие данные об образовании, квалификации и наличии специальных знаний у работников, а также документы воинского учета

Статья 65 ТК РФ

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами (или соответствующие расписки работников)

Статья 68 ТК РФ

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72 ТК РФ

Формы Т-5 или Т-5а, утвержденные постановлением № 1

Статья 65 ТК РФ

Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе

Статья 99 ТК РФ

Письменные согласия работников на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни и др.

Статья 99 ТК РФ

Уведомления, врученные работникам определенных категорий (женщины с детьми до трех лет, работники до 18 лет и др.) об их праве отказаться от сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни

Статьи 99, 113 ТК РФ

Листки временной нетрудоспособности и журнал учета листков временной нетрудоспособности

Статья 183 ТК РФ

Форма расчетного листка при выплате заработной платы

Статья 136 ТК РФ

График отпусков на календарный год

Статья 123 ТК РФ

Форма Т-7, утвержденная постановлением № 1

Заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части

Статьи 124, 125 ТК РФ

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Статья 123 ТК РФ

Документы, подтверждающие оплату отпускных, (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т. п.)

Статья 136 ТК РФ

Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)

Статья 193 ТК РФ

Документы, подтверждающие основание для увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.)

Статьи 77-84 ТК РФ

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Статьи 71,79,180 ТК РФ

Приказы об увольнении с работы

Статья 84.1 ТК РФ

Формы Т-8 или Т-8а, утвержденные постановлением №1

[2]

Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников

Статьи 243, 244 ТК РФ

Акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Форма Т-73, утвержденная постановлением №1

Личные карточки работников

Форма 7-2, утвержденная постановлением №1

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Форма утверждена постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Форма утверждена постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69

Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями

Справки о выплате заработной платы (в том числе под расчет с уволенными работниками, об оплате отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, оплате листков временной нетрудоспособности, пособий, выходных пособий и других выплат при увольнении по сокращению численности или штатов и др.)

Формы Т-49, 1-51, Т-53, утвержденные постановлением № 1

Приказы о предоставлении отпуска

Формы Т-6 или Т-6а, утвержденные постановлением № 1

Записка-расчет о предоставлении отпуска

Форма Т-60, утвержденная постановлением №1

Приказы о направлении работников в командировку

Статья 166 ТК РФ

Формы Т-9 или Т-9а, утвержденные постановлением № 1

Командировочные удостоверения работников

Форма Т-10, утвержденная постановлением №1

Служебные задания для направления в командировку и отчеты о его выполнении

Форма Т-11, утвержденная постановлением №1

Комплект документов по охране труде (правила и инструкции по ОТ, положение об ОТ, приказы о формировании комиссии и назначении ответственного за ОТ, инструкции по ОТ, программа вводного инструктажа по ОТ)

Статьи 212, 217 ТК РФ

Федеральный закон от 17.07.99 № 181-Ф3

Необязательные

Положения/соглашения о коммерческой тайне и перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

Статья 57 ТК РФ

Положение о премировании

Статья 144 ТК РФ

Положение об аттестации, приказ о назначении аттестационной комиссии и иные документы, касающиеся проведения аттестации

Статья 81 ТК РФ

Коллективный договор, если работники выразили соответствующую инициативу

Статья 22 ТК РФ

Документы, подтверждающие прохождение работниками предварительных и периодических медицинских осмотров (в определенных случаях)

Статьи 69, 266, 328,331 ТК РФ

График сменности, если в компании установлена посменная работа

Энциклопедия решений. Документы, которые запрашивает инспекция труда при проверке

Документы, которые запрашивает инспекция труда при проверке

Перед началом проведения каждой проверки инспектором труда рассматриваются уже имеющиеся в трудовой инспекции документы работодателя. В случае их отсутствия или недостаточности необходимые для проведения проверки документы, объяснения и информация запрашиваются у работодателей (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ, ч.ч. 3 и 4 ст. 11, ч.ч. 1 и 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ).

Документы, полученные инспектором от граждан, не являются документальным подтверждением нарушения работодателем трудового законодательства и при проверке не учитываются, поскольку инспекция труда не является органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (ст. 382 ТК РФ). А информация, необходимая для проведения проверки, в силу возложенных на инспекцию труда полномочий запрашивается и безвозмездно получается непосредственно от работодателей (абзац четырнадцатый ст. 356 ТК РФ).

Читайте так же:  Как восстановить свидетельство на квартиру

Запрашиваемые документы и письменная информация предоставляются инспектору на бумажном носителе в виде заверенных копий. Представить указанные в запросе документы в электронной форме работодатель не вправе, поскольку исполнение государственной функции по надзору за соблюдением работодателями трудового законодательства в электронной форме не осуществляется (п. 26 Регламента N 354н).

При плановой проверке с целью установления фактического соблюдения работодателем совокупности предъявляемых обязательных требований трудового законодательства инспектором запрашиваются и исследуются все кадровые документы и по всем работникам за последние 3 года, прошедшие со дня окончания проведения последней плановой проверки работодателя либо со дня его государственной регистрации (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). В первую очередь при плановой проверке инспектором запрашиваются документы, наличие которых обязательно для работодателя в соответствии с трудовым законодательством:

— Штатное расписание (ст. 15 и часть вторая ст. 57 ТК РФ);

— Правила внутреннего трудового распорядка (ст.ст. 189, 190 ТК РФ);

— Положения о системе оплаты труда, системе доплат и надбавок стимулирующего характера, системе премирования (часть вторая ст. 135 ТК РФ);

— Положение о порядке индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ);

— Положение о порядке обработки персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

— Положение, определяющее порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (часть четвертая ст. 168 ТК РФ);

— Графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

Видео (кликните для воспроизведения).

— Приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— Трудовые договоры с работниками, с приложением приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек работников (ст.ст. 15, 56 ТК РФ);

— Табели учета рабочего времени (часть четвертая ст. 91 ТК РФ);

— Документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда (отчет, карты специальной оценки условий труда, сводная ведомость) (ст. 212 ТК РФ);

— Документы, подтверждающие своевременность и полноту выплаты работникам заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений (ведомости, записки-расчеты, расчетные листки и иные документы) (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Далее в рамках плановой проверки инспектором запрашиваются документы и сведения в отношении отдельных категорий работников (при наличии таких категорий работников), в частности:

— Сведения о наличии работников, работающих вахтовым методом, с приложением локального нормативного акта о вахтовом методе организации работ (часть четвертая ст. 297 ТК РФ);

— Сведения о наличии работников, трудящихся в северных районах России, с приложением документов, подтверждающих установление и выплату им районного коэффициента и процентных надбавок к заработной плате (ст. 315 ТК РФ);

— Сведения о заключенных ученических договорах, с приложением таких договоров и документов об оплате ученичества (ст.ст. 197, 198 ТК РФ);

— Сведения о заключенных договоров о полной материальной ответственности, с приложением таких договоров и документов о привлечении работников к материальной ответственности (ст.ст. 244, 248 ТК РФ);

— Сведения и документы о заключенных гражданско-правовых договоров с физическими лицами, с приложением договоров и бухгалтерских документов, подтверждающих выплаты по ним;

— Сведения и документы о заключенных трудовых договорах с бывшими государственными гражданскими служащими;

— Сведения и документы о заключенных трудовых договорах с иностранными гражданами и лицами без гражданства;

— Сведения о наличии работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком и о всех случаях временной нетрудоспособности работников с приложением листков нетрудоспособности, заявлений работников и платежно-расчетных документов, подтверждающих выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Внеплановая проверка в большинстве случаев проводится по обращениям граждан о нарушении работодателем трудового законодательства (часть седьмая ст. 360 ТК РФ). В рамках такой проверки инспектор труда не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки (п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ). К примеру, если проверка проводится по обращению одного работника о нарушении его трудовых прав, то инспектор труда вправе требовать документы и информацию в отношении только этого работника. Поэтому в рамках проведения внеплановой проверки перечень запрашиваемых документов и информации ограничен и напрямую зависит от содержания жалобы гражданина.

Если работник жалуется в инспекцию на невыплату или неполную выплату заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, то инспектором будут запрошены в том числе и документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда его рабочего места (отчет, карта специальной оценки условий труда). Статья 147 ТК РФ гарантирует всем работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, повышенную оплату труда. Проверить полноту выплаты работнику заработной платы, в частности необходимость произведения работодателем доплаты за вредность, можно, лишь запросив документы о результатах специальной оценки условий труда.

В отдельных случаях, в частности, при проверках соблюдения установленного порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве могут быть затребованы следующие документы (п.п. 50 и 68 Регламента N 1065н):

— персональные сведения о руководителях и специалистах по охране труда (должности, фамилии, имена и отчества);

— документы, подтверждающие обучение по охране труда работников, в том числе руководителей организаций, а также проверку знания требований охраны труда;

— журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

— данные о состоянии производственного травматизма у данного юридического лица или индивидуального предпринимателя, включая количество пострадавших в результате несчастных случаев на производстве, в том числе в результате групповых несчастных случаев, несчастных случаев с тяжелым или смертельным исходом, с указанием структурных подразделений;

Читайте так же:  Виды счетов в банке

— журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

— персональные сведения о количестве работников, уволенных работодателем вследствие их смерти либо установления стойкой утраты трудоспособности (инвалидности), с указанием структурных подразделений, в которых они работали;

— материалы расследования несчастных случаев на производстве, происшедших у юридического лица или индивидуального предпринимателя в текущем и предыдущем годах;

— изданные работодателем приказы (распоряжения) по результатам расследования несчастных случаев на производстве с тяжелыми последствиями, происшедших у юридического лица или индивидуального предпринимателя в текущем и предыдущем годах;

— сведения о результатах выполнения мероприятий по устранению причин несчастных случаев с тяжелыми последствиями, выработанных и предложенных в ходе расследования несчастных случаев на производстве, происшедших в текущем и предыдущем годах и последствиях несчастного случая на производстве;

— сведения о решении прокуратуры о возбуждении (отказе в возбуждении) уголовного дела по факту несчастного случая на производстве.

Проверяющие не вправе требовать представления документов и (или) информации, включенных в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 N 724-р (п. 8 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 50(1) Регламента N 1065н), а также требовать представления документов, информации до даты начала проведения проверки (п. 9 ст. 15 Закона N 294-ФЗ).

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

  • Шестакова Екатерина | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
  • факты несчастных случаев на производстве;
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации 1 . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений 2 . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе 3 .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

  • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
  • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
  • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Индивидуальные локальные нормативные акты

Обязательные локальные акты организации

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Читайте так же:  Все права защищены сайт

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала 4 . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда 5 .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Вернуться назад

Статьи 136 и 140 ТК РФ. Вернуться назад

Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Вернуться назад

Читайте так же:  Акцизы

ДОКУМЕНТАРНЫЕ ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции.

Документарная проверка, так же как и выездная, может быть плановой и внеплановой.

Для начала документарной проверки руководитель (заместитель руководителя) трудовой инспекции издает соответствующее распоряжение.

Заверенная печатью копия этого распоряжения передается под роспись руководителю проверяемой организации (индивидуальному предпринимателю) или ее уполномоченному лицу (ст. 14 Закона № 294-ФЗ).

[3]

При документарной проверке, в первую очередь, инспектор рассматривает документы организации (индивидуального предпринимателя).

Если же имеющихся у трудового инспектора документов недостаточно для проведения проверки, трудовая инспекция направляет работодателю мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы организации (индивидуального предпринимателя).

К запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя трудовой инспекции о проведении документарной проверки.

В свою очередь, организация (индивидуальный предприниматель) в течение 10 рабочих дней должна направить в адрес трудовой инспекции запрашиваемые документы (п.5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Заметим, что Закон № 294-ФЗ предусматривает возможность предоставления копий в электронной форме. Однако на сегодняшний день порядок представления электронных документов, который должен быть определен Правительством РФ, не установлен (п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Вместе с тем с 1 января 2016 г. начнет действовать поправка, вносящая изменения в п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ, в соответствии с которой электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон от 13 07.2015 № 26Э-ФЗ).

Оригиналы документов представлять не надо. В адрес трудовой инспекции необходимо направить заверенные копии документов.

Документы заверяются печатью организации или индивидуального предпринимателя.

Отметим, что индивидуальный предприниматель заверяет документы своей печатью только в случае ее наличия, поскольку действующее законодательство не обязывает предпринимателя иметь собственную печать.

Кроме того, с 07.04.2015 акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью также могут работать без печати. Соответствующие изменения были внесены в Федеральные законы от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ.

Поэтому заверять печатью копии документов организация теперь должна только в том случая, если она в установленном порядке не отказалась от использования печати.

Помимо печати на копии должна присутствовать подпись руководителя организации (индивидуального предпринимателя).

Здесь можно упомянуть о том, что существует национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Согласно п.3.26 названного Стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:

  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Это означает, что если у организации имеются, например, специальные печати «для документов» или «для отдела кадров» и т.п., заверить копии документов можно этими печатями.

Вместе с тем отметим, что правила, изложенные в данном документе, носят рекомендательный характер (п.З ст.4 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Имейте в виду, что нотариально заверять копии документов нет необходимости. Потребовать нотариально заверенную копию трудовой инспектор может только в том случае, если это прямо предусмотрено законодательством (п.7 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Обратите внимание!

При проведении документарной проверки трудовая инспекция не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.

Помимо этого, с 1 января 2011 г. органы контроля не вправе требовать у проверяемых лиц сведения и документы, которые могут быть получены проверяющим органом от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля (п.11 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Если в ходе документарной проверки будут выявлены ошибки, противоречия или несоответствия между документами, представленными организацией (предпринимателем), и документами или сведениями, имеющимися у трудового инспектора, работодатель информируется об этом факте.

Работодатель, в свою очередь, в течение 10 дней с момента уведомления об этом факте должен представить трудовому инспектору необходимые пояснения в письменной форме (п.8 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Достоверность представленных сведений работодатель может подтвердить, приложив к пояснению дополнительные документы (п.9 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Документы при проверке трудовой инспекции

Главная страница Форум Гарант
Видео (кликните для воспроизведения).

Если в ГИТ обратился уволенный работник, скорее всего-с жалобой на неправомерное удержание денег при увольнении, что имеет право проверять ГИТ?
Понятно что документы общего характера: ПВТР, положения об оплате и т.д.-то, что относится ко всем работникам
Вправе ли инспектор шастать по фирме и выискивать «сопутствующие нарушения», в отношении тех работников, кто не жаловался?
Ну-те же самые нарушения в организации рабочего места, проверять договоры и выплаты других сотрудников и т.д.?

И еще-в уведомлении не указано конкретно что она будет проверять
Просто :
поступило обращение такого то по нарушению в отношении него трудового законодательства, в связи с обращением планируется выездная внеплановая проверка по указанному вопросу.

Энциклопедия решений ГАРАНТ. Истребование трудовой инспекцией документов и информации

Перед началом проведения каждой проверки одновременно с копией распоряжения о проведении проверки работодателю (юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю) направляется запрос с требованием представить трудовому инспектору необходимые для проведения проверки документы. Запрос направляется любым доступным способом, подтверждающим получение его работодателем (нарочным, заказным письмом с уведомлением, посредством факсимильной связи и т.д.).

При документарной проверке истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). При проведении выездной проверки работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абз. третий части первой ст. 357 ТК РФ).
Трудовая инспекция не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Регламента N 354н).

Читайте так же:  Двойное гражданство россия

В частности, если предметом проверки является исполнение работодателем выданного государственной инспекцией труда предписания, то инспектор вправе требовать только сведения и документы, подтверждающие выполнение данного предписания (ч. 21 ст. 10 Закона N 294-ФЗ). Когда же проверка проводится по обращению одного работника о нарушении его трудовых прав, то инспектор труда вправе требовать документы и информацию в отношении только этого работника. Однако бывают случаи, когда работник просит не сообщать работодателю об источнике жалобы (часть вторая ст. 358 ТК РФ) либо проверка проводится по обращению гражданина, который никогда не являлся работником проверяемого работодателя. В таких случаях в целях соблюдения конфиденциальности, а также для установления факта отсутствия трудовых отношений между заявителем и проверяемым работодателем инспектор запрашивает и исследует документы по всем работникам.

При проведении проверки проверяющие не вправе требовать представления документов и (или) информации, включенных в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 N 724-р (п. 8 ст. 15 Закона N 294-ФЗ), а также требовать представления документов, информации до даты начала проведения проверки (п. 9 ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
Также при проведении трудовой инспекцией плановой проверки в любой форме (документарной или выездной) не предусмотрена обязанность использования проверочных листов (списков контрольных вопросов), поскольку несмотря на применение риск-ориентированного подхода при осуществлении надзора за соблюдением трудового законодательства, Положение N 875 такое требование не содержит (ч.ч. 11.1 и 11.2 ст. 9, ст. 8.2 Закона N 294-ФЗ, Перечень видов государственного контроля (надзора), которые осуществляются с применением риск-ориентированного подхода, утв. постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 N 806).

Перед представлением документов в трудовую инспекцию
работодатель может предварительно самостоятельно проверить
сведения, содержащиеся в кадровых документах, на предмет
соответствия требованиям трудового законодательства с помощью
электронного сервиса Роструда «Электронный инспектор» на сайте
онлайнинспекция.рф

При проведении документарной проверки максимальный срок, в течение которого работодатель обязан представить указанные в запросе документы и письменную информацию, — 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). В рамках проведения выездной проверки законодательство не устанавливает срок, который дается работодателю для предоставления инспектору запрашиваемых документов и информации. Этот срок зависит от объема истребуемых документов и не может превышать максимального срока предоставления документов, установленного для документарной проверки, — 10 рабочих дней. Как правило, при выездной проверке работодателю дается на это несколько дней. Конкретный срок и место представления указывается инспектором непосредственно в самом запросе. Если в указанный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 КоАП РФ.

В отличие от налоговых проверок, в отношении трудовых
проверок законодательство не устанавливает ограничений по
временному периоду, за который инспекторы могут проверить
документы работодателя. Поэтому трудовые инспекторы вправе
запросить необходимые для проведения проверки документы за любой
период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников.

Вместе с тем, запрашивая документы, инспектор труда должен учитывать сроки хранения работодателем кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 «Трудовые отношения» и разделом 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Так, для каждого вида документов предусмотрен свой срок хранения: личные дела, трудовые договоры и личные карточки работников должны храниться в течение 75 лет (п.п. 656-658 Перечня). А приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, расчетные документы на выдачу заработной платы (при условии проведения проверки (ревизии)) и табели учета рабочего времени хранятся в течение 5 лет (п.п. 19, 412, 586 Перечня).

В случае невозможности предоставления каких-либо документов из списка запрашиваемых, в том числе по причине их уничтожения в связи с истечением срока хранения, работодателю необходимо представить инспектору письменные пояснения с указанием причин их отсутствия. Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

Источники


  1. Губина, И.Ю. Латинский словарь юридических терминов и выражений / ред. В.А. Минасова, И.Ю. Губина. — М.: Ростов н/Д: Феникс, 2017. — 320 c.

  2. Арсеньев, К. К. Заметки о русской адвокатуре / К.К. Арсеньев. — М.: Автограф, 2015. — 560 c.

  3. Горбункова И. М. Особенности правоохранительной деятельности российского нотариата в сфере наследственных правоотношений; Городец — Москва, 2010. — 144 c.
  4. Малько, А.В. Теория государства и права (для бакалавров). Учебник / А.В. Малько, др.. — Москва: Высшая школа, 2015. — 196 c.
  5. Перов, С.И. Основы судебно-бухгалтерской экспертизы / С.И. Перов. — М.: Ярославль: Нюанс, 2015. — 662 c.
Документы при проверке трудовой инспекции
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here