Документы по личному составу организации хранятся

Ответы на вопросы по теме: "Документы по личному составу организации хранятся" с профессиональной точки зрения. Здесь собран полный тематический материал и ответы на вопросы максимально развернуты. Всегда имеются нюансы - если это ваш случай, то обратитесь к дежурному консультанту.

Раздел 2. Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу

Раздел 2. Комплектование архивов организаций, государственных и муниципальных архивов документами по личному составу

2.1. Подготовка документов по личному составу к передаче в архив организации

Документы по личному составу передаются в архив организации в упорядоченном состоянии.

Упорядочение документов по личному составу включает*(7):

— формирование документов в дела;

— составление описей структурных подразделений.

Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными правилами*(8).

[1]

Основные требования по формированию дел по личному составу следующие:

— в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме личных дел);

— в дело помещаются документы по одному вопросу (одного работника);

— в дело помещаются документы одного срока хранения;

— в дело помещаются подлинники, при их отсутствии — заверенные копии.

Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и др.), без наличия которых использование документа невозможно.

Формирование отдельных дел по личному составу имеет свои особенности.

Приказы, распоряжения организации по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются в отдельные дела.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий. При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками дел за несколько лет. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел).

Личное дело — систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.

Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.

Недопустимо создание так называемых «нарядов» личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа*(9).

Лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости) формируются в дела по хронологии, затем по алфавиту фамилий. В отдельных случаях к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.

Табели и наряды учета рабочего времени формируются по хронологии, структурным подразделениям, алфавиту фамилий.

Аттестационные листы формируются и хранятся в составе личных дел работников.

Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) формируются по хронологии. При этом вышеназванные документы об авариях и несчастных случаях на производстве с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами формируются в отдельные дела с постоянным сроком хранения.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела работника.

Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.

Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк листа заверителя.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты также нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все вложения).

Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

К личным делам работников, личным карточкам работников, лицевым счетам работников (расчетно-платежным ведомостям) составляется внутренняя опись. Она составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме*(10) (приложение 1), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Обложка дела по личному составу содержит следующие реквизиты:

— наименование организации, подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— крайние даты дела;

— количество листов дела;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

Документы по личному составу, сформированные и оформленные в установленном порядке, подлежат передаче в архив организации по описям дел структурных подразделений, за исключением документов по личному составу со сроками хранения до 10 лет включительно.

Документы по личному составу, имеющие сроки хранения 50/75 лет, передаются в архив организации не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а для документов по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской или муниципальной службы, — через 10 лет со дня увольнения*(11).

Читайте так же:  Мероприятия по гражданской обороне

На основе описей дел по личному составу структурных подразделений в архиве организаций составляется опись дел по личному составу*(12) (см. п. 4.1 Методических рекомендаций).

2.2. Проведение экспертизы ценности документов по личному составу в архиве организации

Экспертиза ценности документов по личному составу в архивах организаций проводится по истечении сроков их временного хранения в целях возможного отбора их на постоянное хранение и выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов по личному составу в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивах проводится совместно с экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела*(13).

При отборе документов по личному составу рекомендуется руководствоваться следующими критериями:

— занимаемая должность работника в организации (руководитель высшего и среднего звена), наличие у него наград, ученых степеней, званий;

— вклад работника в развитие организации;

— хронологический период (время создания документов);

— повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.);

— участие работника в Великой Отечественной войне и других войнах и вооруженных конфликтах;

— участие работника в ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

— его принадлежность к трудовой династии;

— его стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее периоды).

Документы по личному составу, отобранные на постоянное хранение, включаются в опись дел по личному составу постоянного хранения*(14) (см. п. 4.1 Методических рекомендаций).

2.3. Передача документов по личному составу в государственный, муниципальный архив

Документы по личному составу, включенные по результатам экспертизы ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаются в соответствующий архив, источником комплектования которого является организация. Передача осуществляется по описи дел по личному составу постоянного хранения, согласованной и утвержденной в установленном порядке.

В государственный, муниципальный архив документы по личному составу, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в следующих случаях:

— при ликвидации организаций;

— по решению суда;

— при угрозе их сохранности в организации.

Указанные документы хранятся в государственном, муниципальном архиве до истечения установленных сроков хранения, затем подвергаются экспертизе ценности на основании критериев, указанных в п. 2.2. Результаты этой экспертизы оформляются в установленном порядке.

В случае поступления в государственный, муниципальный архив в исключительных случаях документов по личному составу в неупорядоченном состоянии, они подлежат упорядочению и, по истечении сроков их хранения, экспертизе ценности.

Документы по личному составу организации хранятся

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу с долговременным сроком хранения поступают на государственное хранение при ликвидации организации.

Документы передаются в упорядоченном состоянии, с необходимым комплектом описей, актом о необнаружении дел в случае отсутствия какой-либо части документов по личному составу.

Кроме общепринятых документов по личному составу, на государственное хранение передаются учредительные и ликвидационные документы (или их копии в случае, когда подлинные документы передаются на постоянное государственное хранение в составе управленческой документации), историческая справка организации.

На документы по личному составу малочисленных организаций может составляться одна опись на все виды документов. На документы крупных организаций могут создаваться отдельные описи на группы различных видов документов или на каждый вид документов.

При проведении первичной обработки документов работниками самой организации нередко встречаются отступления от правил формирования дел, а также составления описи.

Если дела переплетены, целесообразнее их не переформировывать, особенности группировки документов оговорить в предисловии. Однако, если в одно дело объединены документы, которые будут передаваться в разные архивы (например: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности организации), требуется переформирование дела. В предисловии и в листе-заверителе дела оговариваются особенности его формирования.

Описи, в которых отсутствует схема систематизации дел, заголовки дел не в полной мере отражают их содержание, должны быть доработаны или пересоставлены. Исключение могут составить описи документов крупных организаций, сложных по структуре, имеющих подведомственную сеть, то есть описи, требующие значительных затрат времени на их полную переработку. В таких случаях целесообразнее к описи составить указатель, обеспечивающий оперативность поиска нужной информации.

Описи документов по личному составу ликвидированной организации утверждаются экспертной комиссией Центрального государственного архива документов по личному составу. В случае утраты документов по личному составу составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт согласовывается ЦЭПМК Архивного комитета.

Основным критерием, определяющим качественный уровень подготовки документов к передаче на государственное хранение, является полнота их видового состава.

В Санкт-Петербурге помимо Центрального государственного архива документов по личному составу действуют отраслевые объединенные архивы, принимающие на хранение документы по личному составу учреждений и предприятий, подведомственных соответствующим отраслевым Комитетам Правительства Санкт-Петербурга: Объединенный архив Комитета по здравоохранению, Объединенный междуведомственный архив культуры Комитета по культуре, Объединенный архив Комитета по образованию.

В случае ликвидации данных учреждений, предприятий их документы по личному составу поступают на хранение в профильный объединенный архив.

Документы ликвидированных общественно-политических организаций и объединений поступают на государственное хранение в Центральный архив историко-политических документов.

6.2. Передача на государственное хранение документов по личному составу постоянного срока хранения

Документы по личному составу, имеющие постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, а также отобранные организацией в процессе проведения экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК», передаются на государственное хранение.

Опись документов по личному составу, имеющих постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, согласовывается с ЭПК государственного архива, источником комплектования которого является организация.

Опись дел, в которую включены документы по личному составу постоянного срока хранения по итогам экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК», проведенной в организации, утверждаются ЦЭПМК Архивного комитета по представлению государственного архива, источником комплектования которого является организация.

В предисловии к описи в обязательном порядке обосновываются результаты экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.

Документы по личному составу постоянного срока хранения 1 и документы, отобранные организацией на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности документов с отметкой «ЭПК», передаются в Центральный государственный архив документов по личному составу.

Читайте так же:  Справка беременной на легкий труд

Однако существует ряд документов по личному составу, которые целесообразнее передавать на хранение в другие государственные архивы. К таким документам относятся: документы по личному составу лидеров и членов общественно-политических организаций и объединений, документы по личному составу работников творческих профессий, а также истории болезней, судебно-следственные дела, пенсионные дела. Связано это с рядом причин: уже со сложившейся практикой отбора документов на государственное хранение в определенный государственный архив или в силу специфики их научного использования. Данные документы передаются на государственное хранение в соответствии с профилем архива.

Центральный государственный архив: судебно-следственные дела, пенсионные дела.

Центральный государственный архив научно-технической документации: истории болезней.

Центральный государственный архив историко-политических документов: документы общественно-политических организаций и объединений.

Центральный государственный архив литературы и искусства: документы работников творческих профессий.

1 к составу документов по личному составу постоянного хранения относятся: личные дела руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, личные дела артистов и других творческих работников, аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени и ученом звании, пенсионные дела персональных пенсионеров и членов их семей; уголовно-следственные дела (см. перечень); протоколы заседания конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность; списки членов руководящих и исполнительных органов организации; штатно-списочный состав; коллективный договор; перечни профессий с вредными условиями труда, разработанные и утвержденные организацией; списки награжденных, документы о представлении к награждению, присвоению званий от имени Правительства Санкт-Петербурга, журналы учета лиц награжденных государственными, ведомственными наградами, удостоенных званий, лауреатов премий; реестры нотариальных действий.

Понятие документов по личному составу, их виды

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:

· трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· лицевые счета по заработной плате.

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

• конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

• дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

• размер оплаты труда;

• обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

• основание увольнения работника;

• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статью ТК РБ, а при приеме на работу — должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);

• работе (прием, перемещение, увольнение);

• награждениях и поощрениях;

• об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

• о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

-внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-заявление о приеме на работу;

-анкета или личный листок по учету кадров;

-копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;

-копии документов об утверждении в должности;

-характеристики или рекомендательные письма;

-трудовой контракт (договор);

-копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

-дополнение к личному листку по учету кадров;

-справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.

Читайте так же:  Получить дальневосточный гектар

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9865 —

| 7708 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Документы по личному составу организации хранятся

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. № 7/1742-Н О сроках хранения документов по личному составу

Федеральное архивное агентство рассмотрело письмо и сообщает следующее. Документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, приказы об отпусках, приказы о командировках, приказы о поощрениях, приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков и др.) имеют разные сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558. Трудовая книжка сотрудника хранится по месту работы в организации до увольнения сотрудника, срок хранения невостребованных трудовых книжек работниками — 50 лет. Для всех документов по личному составу, в отношении которых Перечень устанавливает срок хранения — 75 лет, срок хранения в настоящий момент предполагается 50 лет с момента закрытия этих дел делопроизводством, если они созданы после 2003 года. Соответствующие изменения планируются внести в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

И.о. Руководителя О.В. Наумов

Обзор документа

Разъяснено, что документы по личному составу имеют разные сроки хранения в соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций.

Трудовая книжка сотрудника хранится по месту работы в организации до увольнения. Срок хранения невостребованных трудовых книжек работниками — 50 лет.

Для всех документов по личному составу, которые хранятся 75 лет, предполагается установить срок хранения 50 лет с момента их закрытия делопроизводством, если они созданы после 2003 г.

Соответствующие изменения планируется внести в Закон об архивном деле.

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ статья 22.1 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций

Наиболее значимые документы по личному составу, образующиеся в деятельности организаций, со сроком хранения более 10 лет, подлежат передаче в ведомственный архив.

Дела документов по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, хранятся в отделах по работе с персоналом и по истечению указанного срока подлежат уничтожению.

В ведомственный архив организации дела передаются только по описи. Передача дел по личному составу в ведомственный архив проводится по установленному графику, составленному архивом и утвержденному руководителем организации. Чаще всего такая передача осуществляется в начале очередного календарного года.

Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.

Заголовки всех дел в присутствии работника отдела кадров сверяются с описью. При этом особо ценные дела подлежат полистному просмотру.

Далее принятые в ведомственный архив дела по личному составу вносятся в учетные документы архива (книгу поступлений, паспорт архива и др.).

Организация использования документов по личному составу в процессе их хранения в ведомственном архиве организации сводится в основном к выполнению запросов социально-правового или тематического характера, а также выдаче архивных справок.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что социально-правовой запрос – это обращения граждан, связанные с социальной защитой и пенсионным обеспечением граждан. В поступившем запросе гражданин обязательно указывает фамилию, имя, отчество, год и дату рождения, должность и время работы в организации, а также свой домашний адрес и телефон, перечень запрашиваемых документов.

Читайте так же:  Изменение должностной инструкции

В случае ведения судебного разбирательства необходимо письменное обращение суда. При этом запросы, исходящие от органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, федеральной службы безопасности, исполняются в первоочередном порядке. То же относится к запросам лиц, относящимся к льготным категориям граждан.

При исполнении запросов социально-правового характера архив, в котором хранятся документы по личному составу, готовит следующие виды информационных документов:

[3]

˗ архивные справки, имеющие юридическую силу и подтверждающие имеющиеся в документах архива сведения с указанием поисковых данных;

˗ архивные копии, которые воспроизводят весь текст документа и заверяются подписью исполнителя и печатью;

˗ архивные выписки – дословное воспроизведение текста документа, относящееся к определенному вопросу и официально заверенное архивом с указанием поисковых данных.

Крупные ведомственные архивы в необходимых случаях могут готовить информационные письма, содержащие сведения об имеющихся архивных документах по личному составу.

Архивные справки, выписки и копии выполняются, как правило, на бланке организации. Изложение текста дается в хронологической последовательности с обязательной отсылкой на соответствующие виды документов, их номера и даты.

Особо следует обратить внимание на то, что в архивной справке не допускаются какие-либо комментарии и выводы.

При подготовке ответа на запросы, подтверждающие стаж работы работники ведомственного архива обязательно ссылаются на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетно-платежные ведомости.

Один экземпляр справки отправляется заказчику, второй обязательно остается в архиве. Данные о выполнении социально-правовой справки заносятся в специальный журнал.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8864 —

| 7559 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

[2]

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив

Рекомендации
по подготовке к передаче документов по личному составу
на хранение в муниципальный архив

Формирование дел

Экспертиза ценности документов

Оформление дел

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле. Составление заверительной надписи, в необходимых случаях составление внутренней описи дела.

Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них. При этом из документов удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей). В конце каждого дела подшивается (переплетается) чистый лист для оформления заверительной надписи.

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы кроме листа с заверительной надписью, чистых листов, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Нумерация внутренней описи документов дела производится отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

Составление заверительной надписи дела

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.
В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак плюс указывается количество листов внутренней описи. Также в заверительной надписи оговаривается наличие в деле листов с пропущенной и литерной нумерацией.

Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется с указанием следующих элементов:
— наименование организации, ее непосредственная подчиненность (если имеется прямая подчиненность);
— наименование структурного подразделения;
— номер дела (тома, части) по описи, в которую включено данное дело, и номер описи;
— заголовок дела;
— дата дела (тома, части)
— количество листов в деле;
— срок хранения дела.
При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью. В именительном падеже, в скобках – официально принятое сокращенное наименование.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел с внесением необходимых дополнений и уточнений, отражающих реальное содержание и состав (виды, разновидности) отложившихся в деле документов.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле (на основании заверительной надписи дела) и срока хранения дела (постоянно, 75 лет, 50 лет, 25 лет и др.)

Составление описей дел

Некоторые особенности составления описей дел по личному составу

Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.

Из действующей статьи 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение», в пункте 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу». Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 год как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируется достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Читайте так же:  Одобрение сделки после ее совершения

Если документы по личному составу созданы до 2003 года (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 году или ранее), то они подлежат хранению:

Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 года, то в этих же категориях организаций (пункт 2 статьи 22.1 закона об ­архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня ­создания.

Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; пункт 3 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД) есть разные сроки хранения у документов по личному составу:

  • для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже ­постоянно;
  • для менее ценных они значительно меньше, например, 5 лет, 3 года, до замены новыми.

А новая статья 22.1 закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы 1 :

  • созданные начиная с 2003 года (им установила срок хранения 75 лет) и
  • созданные ранее (хранить 50 лет).

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в законе просто нет! Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база ­приводится в соответствие новому принятому закону.

Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50 / 75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?

Наше мнение следующее:

1. С внесением изменений в закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:

  • 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 года и
  • 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 года.

Т.е. по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности ­документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.

2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 года, срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) законом обрезали до 50 лет ЭК.

3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (по пунктам 1 и 3 статьи 22.1 закона) или 50 лет (по пункту 2 статьи 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по статье 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить!

К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела 2 , которое определяется датой приказа об увольнении.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:

  • если она 2003 года и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
  • если же она 2002 года и ранее – то 75 лет.

Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.

И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по ­личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в п. 3 ст. 22.1. Вернуться назад

Видео (кликните для воспроизведения).

П. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад

Источники


  1. Гриненко А. В., Костанов Ю. А., Невский С. А., Подшибякин А. С. Адвокатура в Российской Федерации. Учебник; ТК Велби, Проспект — М., 2016. — 208 c.

  2. Жалинский, А. Э. Введение в специальность «Юриспруденция». Профессиональная деятельность юриста. Учебник / А.Э. Жалинский. — М.: Проспект, 2015. — 362 c.

  3. Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Юридический институт, 2001. — 352 c.
  4. Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.
  5. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: ТК Велби, Проспект, 2007. — 240 c.
Документы по личному составу организации хранятся
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here